函的寫作格式
(一)標題
函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1.開頭。寫行文的緣由、背景和依據。
一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的復函以“現將有關問題復函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答覆意見。
2.主體。寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批准或答覆審批及告知的事項。
函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
⒊ 。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的，則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批准”、“請大力協助為盼”、“望能同意”、“望準予××是荷”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
告知函範文
範文1
_____先生：
我方三月十日致貴方函諒悉，故在函中曾強調我方第816號訂單交貨之重要，務必將貨物於四月三十日前運達。
貨物雖已運出，但尚未接到貴方寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。
_____有限公司
__年__月__日
範文2
尊敬的合作夥伴您好:
___公司成立以來,感謝您的支持,___年是___成立五周年,為了讓公司更快更好的發展,現公司對物流部門做了專業調整。
___年___月___日開始所有從我司發出去的貨品將貼上我司專屬條形碼,今後我司將只受理自發貨之日起三個月之內的退換貨品,超過三個月的貨品或無塑封及影響二次銷售貨品我司將不予接受調換或退貨。因考慮到目前部分合作店家還有很多沒有公司條形碼的貨品,您可以將貨品發至我司重新貼上條形碼。在兩個月之內可以調換至我司,若超過兩個月並且無條形碼的我司將不予受理貨品退換,截止日期為___年___月___日。
感謝您的支持與配合!
商祺