檔案管理制度 篇1
電子技術檔案管理制度
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍：適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計畫階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計畫書、檢驗要求。
2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可程式器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段：設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計檔案，並保存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都務必重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的審核和批准;技術檔案的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套：一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來存儲歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法持續不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊狀況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
檔案管理制度 篇2
機要檔案管理制度
機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，機要檔案的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程式
(一)機要檔案由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導簽批的範圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。
(二)對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級檔案，需經辦公室主任批准;絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。
(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密檔案，不得複製或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，持續整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)幹部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。
檔案管理制度 篇3
檔案管理制度
第一條管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括:上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類契約檔案等。
3、制度類檔案按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息;措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱狀況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附屬檔案、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程:起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程:外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷毀
3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷毀
(二)文書管理制度
第一條管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結彙編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。
第二條制度規範
1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附屬檔案、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程式，節約辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條制度規範
1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程式:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計畫和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計畫，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批准。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊狀況急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
檔案管理制度 篇4
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計畫階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計畫書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可程式器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計檔案，並保存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都務必重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的審核和批准;技術檔案的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來存儲歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法持續不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊狀況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
檔案管理制度 篇5
為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以檔案形式上報。
五、凡列印的錯檔案應及時銷毀，以免機密外泄。
六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。
太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日
檔案管理制度 篇6
為規範集團監事會檔案、檔案管理工作，充分發揮其作用，更好地為監事會各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《*集團有限公司檔案管理暫行規定》，特制定本辦法。
一、集團監事會檔案檔案範圍定義
1、集團監事會檔案檔案指集團監事會在運作過程中產生的具有再次查詢和使用價值的結果性和結果支持性檔案。
2、由集團監事會運作過程中產生但上報集團公司及以上單位的檔案、市政府職能部門及以上單位下發經集團公司辦理的檔案，上升為集團公司檔案，集團公司檔案納入集團檔案管理範圍進行管理，監事會保留複印件，複印件的管理遵循本辦法。
二、流轉
監事會檔案指定專人負責流轉，按許可權逐級遞交各級人員審批。審批結束後收歸監事會檔案管理人員進行整理歸檔。
三、整理存檔
(一)監事會檔案管理人員負責監事會檔案收集和整理歸檔。
(二)監事會檔案歸檔遵循“應歸盡歸”的原則，在集團監事會檔案檔案範圍定義內的檔案均應歸檔成為監事會檔案。
(三)檔案整理、目錄編制遵循國家檔案局頒布的《歸檔檔案整理規則》。
四、檔案的借閱利用
(一)凡監事會成員，均可查詢在自己職責範圍內的檔案。
(二)查閱機要檔案、重要會議記錄必須經監事會主席批准。
(三)檔案原則上只能在檔案保管室內閱讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閱登記手續。
(四)非監事會成員查閱、借閱監事會檔案，需經監事會主席批准。
(五)檔案資料不準轉借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，塗改、損壞檔案。
(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經監事會主席批准方可查閱。
(七)檔案管理工作人員應結合監事會管理工作的需要，在有關部門的支持下，開展監事會檔案彙編、大事記、深層次編研等各種信息服務工作。
五、獎懲
(一)對違反本辦法的監事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監事會內部考核分。
(二)對於違反本規定，給集團或監事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關辦理。
六、本辦法自發布之日起執行。
檔案管理制度 篇7
為加強公司職代會檔案材料的收集、整理、歸檔，確保各類檔案材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務建設規範》等有關規定，制定本規定。
一、歸檔範圍
1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的檔案材料;
(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發言、提案、選舉結果、討論通過的檔案、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等檔案材料;
(2)賀信、賀電、討論沒有通過的檔案材料;
2.上級工委頒發的檔案材料;
3.典型材料、代表發言、簡報、會議記錄;
4.原始記錄;
5.公司工會的請示與上級工委的批覆;
6.公司工會工作的總結、報告;
7.公司勞動模範、先進工作者等檔案材料;
8.處理員工來信來訪的檔案材料;
9.上級工委與公司工會簽署的目標考核責任書;
10.工會管理規章制度、實施計畫、調研、報告、總結;
二、歸檔時間
1.文書檔案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工會專責整理後，移交公司檔案室。
3.實物檔案根據實際情況自收到實物之日起1個月內移交公司檔案室。
三、歸檔要求
1.歸檔檔案材料應完整、準確、系統，手續完備。
2.各種公文歸檔時，底稿應簽發齊全，必須有相關公司領導簽字、檔案編號及用印。
3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領導審改、閱批、簽發，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、原子筆、紅墨水和純藍墨水筆。
4.歸檔的檔案材料應字跡清晰、耐久，紙質應符合檔案保存要求。
5.在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附屬檔案、印件與定稿、請示與批覆、轉發件與原件等合併一件裝訂。
6.歸檔檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，批覆在前，請示在後;正件在前，附屬檔案在後;印件在前，定稿在後;其他檔案材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。
7.歸檔的材料必須按規定的格式逐件填寫檔案歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢後將紙質目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。
8.有關歸檔檔案材料的情況說明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁。
9.歸檔檔案材料要去掉金屬物，對破損的檔案材料應托裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應複製並與原件一併歸檔。歸檔材料應使用不鏽鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。
10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執行。
11.歸檔檔案移交時，必須將對應的電子檔案一同移交。
12.歸檔時擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上籤字或蓋章。
檔案管理制度 篇8
為落實中央轉變作風“八項規定”，進一步貫徹局制定的《關於改進工作作風密切聯繫民眾五項規定》，改進工作方法，提高工作效率，努力構建服務型、效能型、廉潔型和諧機關，經黨工委研究，現制定精簡會議和檔案管理制度制度。
一、精簡各類會議
1.嚴格控制會議數量。安排會議一律從嚴掌握,可開可不開的會議一律不開;工作內容相同或相近的會議應合併召開;參會人員相同或交叉的多個會議應套開或連續召開;能以文電、電話等方式部署的，不再召開會議。
每年園區企業工作會議原則上不超過3次(因特殊工作急需召開的會議除外)。各局室業務工作部署會每年原則上不超過2次。與生產經營有關的座談會因具體情況而定，提倡多會合併召開。
2. 有序安排企業參加縣上會議。縣委、政府及相關部門召開會議，需要企業參加的，要求具體企業參加的，按要求通知通知參會;未明確企業的，按計畫輪流安排企業參加。儘量減少同一企業參會次數。
3.嚴格會議報批程式。各局室召集企業法人、負責人參加的會議，必須經局長同意;召集企業副職或其他人員參加的會議，需報黨工委、管委會分管領導批准。
4.會議通知程式。局領導召集的會議原則上由辦公室負責通知並備案。涉及各局室的大型業務會議，由各局室負責通知，報辦公室備案。
5.切實提高會議質量。提倡開短會、講短話。一般工作部署性會議，時間應控制在1小時以內。領導講話一般控制在30分鐘之內，發言控制在5分鐘左右。會議要主題突出，具有指導性和針對性。會前要深入調研、充分準備，典型經驗和參觀現場真實並具有很強的示範性和推廣性;會議檔案要指向鮮明、文字精煉，目標任務和政策措施具體、實在;會上要講短話、講實話、講新話、講管用的話。
6.嚴格控制會議費用。加強統籌協調，確保會議節儉高效、規範有序。會議承辦科室要提前做好會議安排，精心搞好會議準備和服務工作。各種會議要堅持就地就近原則，不準搞大規模參觀，不準發放紀念品和各種實物。要認真做好會議經費預算，努力壓縮各種不必要的開支。
黨工委、管委會召開的會議，原則上不安排就餐，特殊情況下如需用餐，需經黨工委、管委會主要領導審批，由辦公室按相關標準予以安排。嚴格控制會議規模，平時的重要工作部署，一律對口召開，從嚴控制會議數量。切實降低會議成本，會場一律不擺花草、不製作背景板、不使用瓶裝水。
7.改進會議形式。儘量運用現代通信技術召開會議，降低會議成本。
8.嚴肅會議紀律。嚴格會議請假制度。凡黨工委、管委會召開的會議，明確參會對象的，原則上不得請假，確需請假的要及時報告事由，經有關領導批准;未經批准，不得擅自頂替參會。嚴格會議報到制度。不按會議要求報到又沒及時說明原因的，按缺席會議處理。嚴格會場紀律。參會人員要按時到會，自覺維護會場秩序，不準在會場內吸菸、隨意走動、交頭接耳、接打手機。嚴格督查督辦制度;承辦會議的科室要對會風會紀情況、會議精神貫徹落實情況進行督查，將違反會議紀律的單位名單報市衛生局目標督查辦公室進行通報批評。
二、進一步精簡檔案
1.嚴格行文規則。黨工委、管委會對外發文，嚴格執行相關的行文規則和發文程式，實行層層審核把關。制發檔案應講求實效，做到文字精練,用語簡明,篇幅簡短;力戒空話、套話，禁止低質檔案。
各類檔案應符合法律政策、切合工作實際，主題鮮明、重點突出，措施可行、文字簡練，不講空話、套話，不照抄照搬，注重針對性和實效性。
2.壓縮發文數量。凡擬發檔案的內容屬相關政策法律法規已有明確規定的，一律不再發文;未經充分調查研究，沒有擬定出切實可行的措施或辦法，只有原則性意見的，不應倉促行文，避免一項工作多次行文;檔案執行中情況未發生重大變化的，不再制發沒有新內容的同類檔案;會議已印發的領導講話、決定、通知等，不再行文。
3.嚴格發文程式。發文嚴格按擬稿、核稿、分管領導審批、主要領導簽發、登記文號、印刷的程式進行，辦公室負責核稿、文號登記、印發、存檔。
4.規範檔案管理。一是黨務檔案，由黨工委書記簽發，套用“中共 工作委員會檔案”紅頭，統一編文號。二是行政類重要檔案，須報分管領導審批，局長簽發，統一編文號，套用“ 管理委員會檔案”紅頭。三是黨務類、行政類一般檔案，須報分管領導審批，套用黨工委、管委會小函頭，不編文號。
5.控制檔案的發放範圍。不濫印濫發檔案，除帶有全局性的檔案普發外，其他檔案根據內容分別確定發文範圍。專業性較強的檔案，只發相關企業和局室，不作普發，嚴格控制下行檔案。充分利用信息網平台發文，能通過區域網路發文的，不再印發紙質檔案，節省辦公資源，提高發文和辦理效率。
6.落實工作責任。要堅持少發文、發短文。領導同志要從自已做起，從分管的局室抓起，帶頭改進領導方式和工作作風，嚴格把好審批關和發文關，對不按程式送簽的檔案不予審簽。企業向及各局室報送檔案，要認真執行有關規定，按程式送綜合辦公室登記分發，不得直接送領導班子個人，嚴禁多頭報送。