企業檔案管理制度 篇1
一、檔案管理機構及其職責
1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2 、凡屬歸檔範圍的`檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3 、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存複印件。
4 、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出
企業檔案管理制度 篇2
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須註明借閱用途，並經黨組主要負責人批准。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批後，予以查閱。
3、查閱檔案，只限於在指定場所進行，未經批准，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的`檔案。
5、查閱檔案和需複印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上註明，並經登記。
6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請後，按檔案查借閱許可權從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子檔案發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、塗改、劃槓、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。
企業檔案管理制度 篇3
一、客戶檔案管理對象
客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應納入企業的客戶管理系統。
1.從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點管理對象。
2.從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對於第一類客戶，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對於第二類的客戶，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對於第三類客戶，檔案管理的重點是全面蒐集和整理客戶資料，為即將展開的交易業務準備資料。
3.從客戶性質來劃分：包括政府機構（以國家採購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易夥伴等。這類客戶因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4.從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客戶（交易時間長、交易量大等），一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點應放在主力客戶上。
總之，每個企業都或多或少的擁有自己的'客戶群，不同的客戶具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統。
二、客戶管理內容
正如客戶自身是複雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內容也是複雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內容包括以下幾項：
1.客戶基礎資料。即企業所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點和基礎。客戶資料的獲取，主要是通過推銷員進行的客戶訪問蒐集起來的。在檔案管理系統中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現客戶檔案管理制度客戶檔案管理制度。
客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2.客戶特徵。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。
4.交易活動現狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。
以上四方面構成了客戶檔案管理的重點內容，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。
三、戶檔案管理方法
1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。採用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。
客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：
①.由推銷員進行市場調查和客戶訪問時整理匯總。
②.向客戶寄送客戶資料表，請客戶填寫。
③.委託專業調查機構進行專項調查。然後根據這三種渠道反饋的信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。
在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由於客戶基於商業秘密的考慮，不願提供全部詳實的資料，或者由於某種動機誇大某些數字（如企業實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。
第三種方式主要是由於用於蒐集較難取得的客戶資料，特別是危險客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費用。
通過推銷員進行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客戶訪問時，即時填寫，按規定時間上報，企業匯總整理，據此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編制客戶業務報表和對可客戶銷售報表，以從多角度反映客戶狀況。
為此，需制訂推銷員客戶信息報告制度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告）。需制定推銷員客戶信息報告規程。
2.客戶分類。利用上述資料，將企業擁有的客戶進行科學的分類，目的在於提高銷售效率，促進企業行銷工作更順利地展開。
客戶分類的主要內容包括：
①.客戶性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便於銷售業務的展開。如按所有權，劃分（全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等）；按客戶性質劃分（批發店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等）；按客戶地獄劃分（商業中心店、交通樞紐店、居民區店、其他店鋪等）；按顧客的實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便於對客戶進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。
②.客戶等級分類。企業根據實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便於進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案管理制度百科。
③.客戶路序分類。為便於推銷員巡迴訪問、外出推銷和組織發貨，首先將客戶劃分為不同的區域。然後，再將各區域內的客戶按照經濟合理原則劃分出不不同的路序。
3.客戶構成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標識，將客戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全面把握本公司的行銷狀況，找出不足，確定行銷重點，採取對策，提高行銷效率。
客戶構成分析的主要內容包括：
①.銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客戶所占比重。並據此確定未來的行銷重點。
②.商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中，各類商品所占的比重，以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。
企業檔案管理制度 篇4
（一）總則
一、本管理制度旨在確保公司檔案收發的完整、及時、準確，促進部門內部及部門和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的檔案是指以部門名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。
三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達部門領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。
3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計畫及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計畫和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計畫和總結包含列印稿和電子稿，列印稿應存放在各部門資料夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的資料夾下。
6、上交上來的列印搞應及時、認真、如實的'做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）發文制度：
1、部門各類檔案指在公司內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按部門統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體信息的登記，部門任何傳送檔案都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、檔案傳送之前應加蓋部門相應的公章。
5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整保存並存放在辦公室資料夾下。
企業檔案管理制度 篇5
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的.檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可複印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱簽後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
企業檔案管理制度 篇6
第一條 為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和套用檔案信息，制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的檔案、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條 公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、套用及管理工作。
第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條 各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條 工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條 舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條 檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。
第九條 檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。
第十一條 未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條 本制度從20xx年1月1日起執行。
企業檔案管理制度 篇7
一、目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、內容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。
（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對
3、保衛制度
（1）、指定專人負責檔案保管。
（2）、備齊必要的存檔設備。
（3）、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、統計制度
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及設備利用情況。
5、轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的`理由，並加斧章。
（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加斧章，然後登記、發出。
企業檔案管理制度 篇8
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的檔案材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷毀、移交等有關規章制度;
(二)統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業各部門檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的檔案材料應完整、準確、系統。檔案書寫和載體材料應能耐久保存。檔案材料整理符合規範。歸檔的電子檔案，應有相應的紙質檔案材料一併歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對智慧財產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、法務部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的.利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成檔案材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定牴觸的，以本規定為準。
企業檔案管理制度 篇9
為明確管理責任，規範管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存並得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專門的檔案室並配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責
（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，並交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
（一）負責收集、整理、分類、鑑定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑑定正確和保證質量，並按時接收和移交檔案；
（二）凡本公司印發出的公文(含定稿和正件與附屬檔案、批覆請示、轉發檔案含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
（三）做到忠於職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案材料；
（二）本公司的請示與上級機關的批覆；
（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；
（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結；
（五）本公司制訂的計畫、方案、統計、財務、工作總結；
（六）綜治工作材料；
（七）本公司與有關單位簽訂的契約、協定書等檔案材料；
（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；
（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料；
（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的檔案材料(文字、電子檔案、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政檔案要分別組卷，密級檔案要單獨立卷。組卷時按內部特徵為主的六個特徵進行組卷，儘量把永久、長期、短期三種保管期限檔案材料分開組卷。
（四）在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附屬檔案、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。
（五）綜合管理部定期對各部門檔案材料的歸檔工作進行檢查。
（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，並履行簽字手續。
七、檔案的保管
（一）公司（或部門）管理的檔案應有專櫃保存，確保完好不丟失。
（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
（三）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時採取措施，進行修補和複製。
（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。
（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和複製。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收註銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批准，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
（一）檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續藉手續；
（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
（四）調走、辭退人員，必須清理移交檔案檔案後方可辦理離職手續；
（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批准，並辦理登記手續後，方可借閱。
（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意摺疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。
（七）傳真件需存檔時，應將複印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
（八）未經公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。
九、檔案室保密制度
（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。
（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批准後，方可借出。
（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批准，方可提供。
（五）秘密檔案不得私自存放，贈送並轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑑定與銷毀
鑑定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定並結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：
（一）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；
（二）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；
（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。
（四）檔案的鑑定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，並採取對每份檔案直接鑑定的辦法。鑑定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。
（五）經過一定時間後確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批准，方可銷毀。
（六）經批准銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批准人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上籤字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發布之日起實施。
企業檔案管理制度 篇10
一、目的
加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用範圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批覆等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政部；
2）向行政部移交契約或檔案資料原件或複印件；
3）負責本部門檔案資料或契約複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批准對自己部門資料或契約複印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的契約及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（契約）管理記錄目錄》。
2）各部門檔案、契約等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類契約或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於檔案室指定電腦硬碟內或製作專門光碟進行編號保存；
⑵檔案、契約資料要登記詳細信息，並編制《檔案（契約）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶檔案資料、契約要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案檔案櫃中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批准，且只帶複印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借複印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當麵點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自塗改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、複印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20__不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證複印件，經本公司高管領導批准後，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑑定，最後報總經理的批准，方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷毀目錄上籤字。最後，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批准手續檔案，一併存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計畫、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計畫、計畫考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的契約、協定書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、複印本和正式稿和附屬檔案等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存複印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔保存，並做好電子檔案存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)契約、協定書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子檔案數據集，行政部核實後刻錄成光碟等載體脫機保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的檔案進行修裱、複製或加邊，對大小不一、長短不齊的檔案摺疊理齊。
b)採用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用原子筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯繫進行排列。批覆在前，請示在後；正件在前，附屬檔案在後；正本在前，定稿在後；結論在前，依據在後。
d)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑後雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定並負責解釋。