關鍵字屬於主題詞中的一類。主題詞除關鍵字外，還包含有單元詞、標題詞的敘詞。
主題詞是用來描述文獻資料主題和給出檢索文獻資料的一種新型的情報檢索語言辭彙，正是由於它的出現和發展，才使得情報檢索計算機化(計算機檢索)成為可能。主題詞是指以概念的特性關係來區分事物，用自然語言來表達，並且具有組配功能，用以準確顯示詞與詞之間的語義概念關係的動態性的詞或詞組。
關鍵字是標示文獻關建主題內容，但未經規範處理的主題詞。關鍵字是為了文獻標引工作，從論文中選取出來，用以表示全文主要內容信息款目的單詞或術語。一篇論文可選取3~8個詞作為關鍵字。
關鍵字或主題詞的一般選擇方法是：
由作者在完成論文寫作後，縱觀全文，先出能表示論文主要內容的信息或辭彙，這些住處或詞江，可以從論文標題中去找和選，也可以從論文內容中去找和選。例如上例，關鍵字選用了6個，其中前三個就是從論文標題中選出的，而後三個卻是從論文內容中選取出來的。後三個關鍵字的選取，補充了論文標題所未能表示出的主要內容信息，也提高了涉及概念的深度。需要選出，與從標題中選出的關鍵字一道，組成該論文的關鍵字組。
關鍵字與主題詞的運用，主要是為了適應計算機檢索的需要，以及適應國際計算機在線上檢索的需要。一個刊物增加關鍵字這一項，就為該刊物提高引用率、增加知名度開闢了一個新的途徑。