秘書是傳統的職業之一,那么秘書崗位的工作性質是什麼,有哪些工作特點?下面小編給大家介紹關於秘書工作的性質特點,希望對您有所幫助。
秘書工作的性質
【(一)秘書的根本性質——輔助性】
輔助性是秘書部門天生的屬性
輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求
輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的
【(二)秘書工作的特徵】
與其他具有輔助性職能的工作相比,秘書工作具有以下的特徵:
1、中介性
秘書部門的這種中介性特徵一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用,另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。
2、直接性
秘書工作的直接性體現在:在行政組織上,在崗位設定上,在工作程式上
3、全面性
是體現在職能輔助的全面性上
是體現在過程輔助的全面性上
4、服務性
人們把秘書工作比喻為"上管天文地理,下管雞毛蒜皮",把秘書工作說成"沒大沒小,沒完沒了"。
5、被動性
秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。
秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6、潛隱性
秘書工作的潛隱性表現在三個方面:
活動名義的假借性
活動過程的幕後性
勞動成果的潛在性
7、機密性
關於這點,我們將在後面具體闡述。
秘書工作的特點
【(一)秘書的職業特徵】
服務的直接性和穩定性
知識化和專業化
年輕化和女性化
【(二)秘書日益成為現代社會急需的軟人才】
秘書是"軟人才"中的代表之一。
秘書的職業通道很長,中國加入WTO,為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。
秘書的工作內容
【(一)秘書的職能】
1、輔助決策
(1)輔助決策的含義:在決策過程中,在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學性和時效性。
(2)輔助決策的特徵:體現在以下幾個方面:
輔助內容的綜合性
輔助時間的經常性
輔助環節的全過程性
(3)輔助決策的原則
超前原則
定位原則
信息原則
諫諍原則
(4)輔助決策的過程
協助領導確定目標
協助領導設計方案
協助領導評優選優
協助領導實施反饋
2、協調關係
(1)協調關係的含義:秘書的協調是指秘書人員在自己的職權範圍內,自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現組織目標的行為過程。
(2)協調關係的特徵
從屬性
廣泛性
間接性
(3)協調關係的原則
政策指導
客觀公正
平等協商
注重整體
靈活適度
(4)協調關係的過程
摸清情況
找出癥結
恰當協調
督促落實
檢查反饋
3、處理信息
(1)處理信息的含義:信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、訊息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身,而是表征事物訊息和信號中的內容。
(2)處理信息的原則
及時性原則
保真性原則
適用性原則
預測性原則
(3)處理信息的內容
歷史信息
上級信息
內部信息
公眾信息
社會信息
(4) 處理信息的過程
信息的收集
信息的加工
信息的傳遞
信息的反饋
信息的儲存
4、辦理事務
(1)辦理事務的含義:事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。
(2)辦理事務的特徵
綜合性
服務性
繁瑣性
突擊性
(3)辦理事務的原則
被動中求主動
原則中求靈活
繁雜中求規範
(4)辦理事務的程式
自然程式
理論程式
指令程式
法定程式
技術程式
習慣程式
【(二)秘書的職責】
大致也有以下11個方面:
日常事務管理(辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理)
接待事務(來訪接待、安排服務等)
會議事務(會議安排、會場布置、會議服務、會議檔案的處理等)
行政事務
信訪事務(民眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)
調查研究事務(蒐集信息,提供可行性的方案供領導選擇)
文書檔案事務(文書撰寫、製作、處理和檔案管理)
寫作事務(各種文體的寫作)
協調工作(政策、工作、地區、部門、人際關係等)
督察工作(督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況)
其他領導臨時交辦的任務。