機關行政公文格式有規範的排版標準【見《國家行政公文格式》(GB/T9740-1999)】。但許多單位製作的行政公文格式並不符合國家標準的要求。現結和工作實際就公文排版簡單介紹於此與大家分享。
最新公文頁面設定標準
(1)設定版心
國際GB/T9704-1999要求公文用紙採用GB/T148中規定的A4型紙，其幅面尺寸為：210mmx297mm，公文用紙天頭(上白邊)為：37mm 正(負)1mm，公文用紙訂口左白邊)為：28mm正(負)1mm，版心尺寸為：156mmX225mm(不含頁碼)。設定頁邊距：紙型選A4紙，方向選縱向。選擇“頁邊距”，根據上述規定，可算出頁邊距尺寸為：“上”設定值為3.7cm;“下”設定值為3.5cm;“左”設定值為2.8cm;“右”設定值為2.6cm。按此數值設定即可實現版心尺寸156mmX225mm(不含頁碼)。
(2)設定每頁行數、字數
國際GB/T9740-1999規定公文排版每頁22行，每行排28個字。設定：打開頁面設定，選定“文檔網路”標籤，選擇“指定行和字元網路(H)，不選擇“不改變字元跨度”，“字元”行設為28，“行”每頁設為22，“欄數”用默認值1，“文字排列”選“水平”，“套用於”選“整篇文檔”。以上設定完成後，點擊頁面設定左下角的“默認”會出現選擇性提示：“是否改變頁面的默認設定?此更改將影響所有基於NORMAL模板的新文檔”，點擊“是”，以後建立新文檔時，將以上述設定為默認設定。
(3)字型設定
國際GB/T9740-1999規定公文“正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。設定：選擇格式選單中的“字型”對話框，選定“字型”，中文字型選“仿宋-GB3212”，字形選“常規”，字號選“3號”其他設定不變。點擊對話框左下角的“默認”，將上述設定保存為默認值。標題字可另行設定。
(4)插入頁碼
國際GB/T9740-1999規定公文排版頁碼“用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下1行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁嗎居右空1個字，雙頁碼居左空1個字。設定：頁面設定-版式-頁眉和頁腳，在“奇偶頁不同”前打∨，選擇“插入”選單中的“頁碼”命令，“位置”選頁面底端，“對齊方式”選外側，“格式”選帶一字線的數字。一般第1頁為了美觀不放頁碼，可將“首頁顯示頁碼”前的∨去掉。頁碼插入後還要將頁碼更改為4號字及調整頁碼的位置，這裡不再贅述。