企業檔案管理制度 篇1
1、目的
為了規範公司各部門和各管理體系檔案的編號及檔案的日常管理工作，使檔案在使用過程中不發生內容重複、遺留，便於檔案的檢索和存檔，特制定本辦法。
2、適用範圍
適用於公司所有檔案和制度的編號。
3、術語
根據檔案性質分為質量體系檔案、技術檔案、契約檔案、文書檔案四類。
3.1體系檔案指質量手冊、程式檔案、支持檔案、管理檔案、管理通知、質量記錄等與質量體系有關的檔案。
3.2技術檔案指產品技術檔案、工藝技術檔案、檢驗技術檔案、外來技術檔案和其它技術檔案五大類。
3.3契約檔案指除技術、質量契約以外的配套協定、準時供貨協定、各種供方行為規範承諾書、價格協定等配套契約和行銷契約等。
3.4文書檔案指公司行政檔案、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質量體系無直接關聯的檔案，但以公司級檔案頒布的列入公司行政檔案類。
4、職責
4.1辦公室負責行政文書、各種檔案的編號和歸口管理。
4.2財務部、供銷部負責契約檔案的編號和歸口管理。
4.3生技部、研發部負責技術、工藝以及質量體系檔案的編號和歸口管理。
5、正文
5.1檔案編號規則
5.1.1外來檔案執行原編號。
5.1.2體系檔案編號管理
5.1.2.1檔案類別
5.1.2.2部門簡稱
5.1.2.3質量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-）
發布年號
質量手冊代號
公司標準代號
5.1.2.4程式檔案編號（Q/SXKXR-QP--）
Q/SXKXR –-
發布年號
順序號
程式檔案代號
公司標準代號
5.1.2.5管理檔案編號（SXKXR-GW---）
- -
發布年號
順序號
部門代號
管理檔案代號
公司代號
5.1.2.6作業檔案編號（SXKXR-ZW---） --
發布年號
順序號
部門代號
作業檔案代號
公司標準代號
5.1.2.7管理通知編號（SXKXR-T---）
發布年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.2.8質量記錄（SXKXR-JL--）
-
順序號
記錄檔案順序號
質量記錄代號
5.1.2.9表單編號（SXKXR-BD---）
--
發布年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.3檔案分類：一階檔案（質量手冊）二階檔案：（程式檔案）三階檔案：（體系支持檔案、作業檔案、技術檔案、制度管理檔案等）四階檔案：（表單、
記錄等）；一階、二階檔案以及公司級通用檔案無需註明部門代號，三階檔案及各部門發布的內部檔案需註明部門代號。
5.1.4文書檔案編號
5.1.4.1一般文書類別簡稱表（如有檔案類別未在此限定內，可納入綜合類）
5.1.4.2紅頭檔案編號（辦公室【】號）
順序號
發布年號
部門代號
5.1.4.3一般文書編號（SXKXR--×---）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發出的第一份會議紀要
5.2檔案編寫規範
5.2.1檔案分為標題→編號→目的→適用範圍→術語→職責→正文→接口檔案→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫順序），可依據檔案性質進行適當刪減。
5.2.2體系檔案編寫規範（見附屬檔案一）
5.2.3技術檔案根據技術檔案編寫規範進行編寫，技術檔案簡稱JW，檔案編號格式：
年號
順序號
部門代號
技術檔案代號
公司標準代號
5.2.4契約檔案根據契約檔案編寫規範進行編寫，契約檔案簡稱HW。檔案編號格式：
--
發布年號
順序號
部門代號
契約檔案代號
公司標準代號
5.2.5文書檔案編寫規範
5.2.5.1紅頭檔案編寫規範（見附屬檔案二）
5.2.5.2報告/請示編寫規範（見附屬檔案三）
5.2.5.3會議紀要編寫規範（見附屬檔案四）
5.2.5.4一般性通知編寫規範（見附屬檔案五）
5.2.5.5通報編寫規範（見附屬檔案六）
6、附則
6.1本辦法從20xx年6月1日開始執行。
6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。
企業檔案管理制度 篇2
各民眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦審核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。民眾團體檔案由黨委批轉。
.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
九條 發文的範圍：
.凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
.黨委、厂部下發檔案主要用於：
公布全廠規章制度；
轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
公布工廠體制機構變動或幹部任免事項；
公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
發布有關獎懲決定和通報；
其他有關全廠的重大事項；
.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定；
同兄弟單位聯繫有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案發布。
.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
.各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用厂部名義發文。
(四)發文程式與要求
十條 發文程式規定：
.各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
.黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫；
.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
.兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
.經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
.經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名；
.檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。，
企業檔案管理制度 篇3
一、概述
在現代中小企業人力資源管理中,薪酬制度的設計被認為是一項最困難、最敏感、政策性最強的工作。眾多企業的實踐表面,員工薪酬制度的設計和管理是企業管理的重要內容,它對於保障員工的物質利益,激勵員工的工作熱情,促進企業發展和經營效益的提高,都具有十分重要的意義,健全的薪酬制度是吸引、激勵、發展與留住人才的強有力的工具。
二、中小企業加強薪酬管理制度的重要性
中小企業是國民經濟的重要組成部分,是國民經濟健康、穩定發展的重要力量。但中小企業在發展過程也面臨著不少的問題,如招不到人、留不住人。其中一個重要原因是中小企業缺乏完善的薪酬制度,不重視薪酬管理。我國很多中小企業沒有形成合理、規範的薪酬制度,隨意性很大。薪酬是一般勞動者主要的經濟收入來源，對於勞動者及其家庭的生活水平影響很大。一個國家勞動者的總體薪酬水平也是反映該國總體社會和經濟發展的一個重要指標。一般情況下，各國的國民生產總值大約60%的部分體現為薪酬的形式。薪酬是雇員地位和成功的重要標誌之一，對於員工的態度和行為有著重要的影響。薪酬管理既是維持企業正常運轉的常規工作，又是推動企業戰略目標實現的強有力工具。薪酬的決策和管理對於企業員工隊伍建設、經營管理和保持競爭優勢等影響極大。
薪酬管理作為企業人力資源管理部門的重要職能和工作過程，通過服務於企業人力資源管理的總體發展戰略，根據企業不同時段的生產經營目標，設計制定一套適用的薪酬制度，採用有效的措施，協調薪酬不同要素之間的關係，通過薪酬制度的貫徹和落實，對調整企業內部勞動關係，維繫和穩定員工隊伍，不斷地提高員工的專業素質，激發員工的工作主動性、積極性和創造性等發揮著重要的作用。
三、中小企業薪酬制度及管理的現狀及存在的問題
1.薪酬制度設計缺乏戰略思考
根據現代薪酬理念,薪酬制度是企業戰略決策的重要組成部分和實現企業目標的關鍵因素,因而薪酬制度的設計要與企業戰略規劃相匹配。然而長期以來,薪酬制度設計在中小企業內屬於較低層次的規劃,薪酬制度設計與企業的戰略規劃缺乏內在聯繫。隨著企業的不斷壯大,薪酬制度逐漸成為制約企業發展的瓶頸,但很多企業卻並沒有認識到這個問題,以為提高薪酬待遇就能解決問題,以至於在這方面花費了大量的人力和財力,占用了組織的大量資源,但卻對企業經營戰略目標的實現沒有起到太大的作用。因此，在進行具體的設計之前，要考慮如何使薪酬戰略有效地融入企業的整體戰略。但很多中小企業沒有從企業總體戰略的角度出發來設計薪酬管理系統，而是就薪酬論薪酬，把薪酬看做是一種目的，沒有關注什麼樣的薪酬最有利於實現企業戰略、能夠最大限度地發揮員工的主動性和積極性。
2.薪酬的結構失衡
企業員工薪酬由各種薪酬單元組成。薪酬結構失衡主要有兩種體現:第一種是整體薪酬結構的失衡。比如在很多民營中小企業中,福利這一薪酬要素往往沒有引起足夠的重視。薪酬結構失衡會致使企業的薪酬制度在運行過程中缺乏足夠的靈活性,無法滿足多數員工在薪酬方面的不同需求,特別是對員工的短、中、長期激勵的組合效果產生影響。很多現代中小企業,將福利完全變成了保健因素,激勵效果很差。第二種是各類人員的薪酬單元組合比例失調,如固定工資比例過高,績效工資比例過低,容易導致薪酬的激勵作用無法有效發揮。
3.薪酬制度未考慮市場的競爭性
一個企業所支付的薪酬水平高低無疑會直接影響到企業在勞動力市場上獲取勞動力的能力強弱。一方面,由於多數民營企業受到發展規模的限制,難以承受過高的人工成本,即便是面對企業所急需的人才,也無力支付較高的薪酬,造成民營企業整體薪酬水平大大低於市場水平;另一方面,在觀念上認為薪酬僅僅是為維持員工的生存需要,而忽視了薪酬對員工的激勵作用。這樣,企業在設計薪酬制度時使薪酬水準大大低於市場水準。此外,還沒有其它方面的激勵補償措施,如:較高的福利、便利的工作條件、有吸引力的'發展前途。它們導致員工流失率很高,直接或間接地影響了企業的經濟效益和發展目標。薪酬調查是了解市場通行工資水平的手段。但很多中小企業只是粗略地考察市場總體薪酬水平。經營者對員工的薪酬水平依據個人的主觀判斷，經常隨意變動，甚至不按事先確定的薪酬水平發放，大大挫傷了員工的工作積極性。
4.薪酬制度中對內在薪酬不夠重視
內在薪酬和外在薪酬都是薪酬體系中不可或缺的部分,員工存在物質和精神需要,相應的報酬方式也應該是物質和精神報酬結合。物質激勵的作用是滿足人類最基礎的需要,但層次也最低,物質激勵的作用是表面的,激勵深度有限,而精神需要是人類較高層次的需要,精神激勵是內在動力。因此,在生產力水平和員工素質日益提高的今天,薪酬制度的重心理應轉移到滿足較高層次需要的精神激勵上。
四、中小企業薪酬制度及管理的對策
1.制定戰略性薪酬制度
企業的戰略會隨著它服務市場的變化發生相應的調整。在制定戰略時,企業要考慮到自己的企業性質、發展方向、企業的優勢、劣勢、機會和威脅是什麼,決定企業實現目標的關鍵因素是什麼,繼而制定與企業戰略相適應的薪酬制度來推動戰略目標的實現。在不同的戰略階段,企業應該適時改變薪酬制度,使其不斷的適應企業的戰略發展,運用薪酬的激勵導向引導員工的行為與企業的目標和戰略一致,最終推動企業向前發展。引入工作評價環節首先，通過工作分析完善工作描述。中小企業一般缺乏專業化的人力資源管理人員，因此工作分析可以通過兩種方式來完成：一是向外部諮詢公司求助，目前我國已有不少諮詢公司，這些公司已積累了大量的經驗，可以幫助企業快速完成工作分析，但是這種方式成本較高;二是可以購買職位說明書範例，從中提煉出有用的信息，再結合本企業的實際情況，完成工作分析。
2.設定以績效為導向的薪酬結構
企業薪酬結構的設計對企業員工的行為具有一定的導向作用,從而鼓勵員工產生企業需要的行為。薪酬具有保健和激勵兩大功能,剛性薪酬制會強化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激勵功能,鼓勵員工出工不出力行為。以市場調查為薪酬設計的主要環節薪酬調查是企業通過蒐集信息來判斷其他企業所支付的薪酬狀況這樣一個系統過程，這種信息能夠向實施調查的企業提供市場上的各種相關企業向員工支付的薪酬水平和薪酬結構等方面的信息。這樣，實施調查的企業就可以根據調查結果來確定自己當前的薪酬水平相對於競爭對手在既定勞動力市場上的位置，從而根據自己的戰略調整自己的薪酬水平甚至薪酬結構。
3.設計具有競爭性的薪酬管理制度
具有市場競爭性的薪酬制度代表了和公司經營目標一致的薪酬策略。具有外部競爭性的薪酬制度在吸引和留住最優秀的員工方面具有重要作用。中小企業可根據工作崗位、知識結構、工作能力和市場供求關係的差異分配有限人工成本,充分發揮其效益。對於高級管理人員、高級技術人員,市場需求大於供應的人員、企業急需的人員,可將其薪酬水平定位在市場薪酬水平之上,並為他們提供個人發展、工作環境、便利的條件等非經濟性薪酬。對於一般崗位的人員,由於人數眾多,市場上的供應大於需求,替代成本較低,可將這些人員的薪酬水平定位於市場平均水平或以下,保證企業對貢獻大的人員能夠支付具有市場競爭力的薪酬水平。
4.重視非經濟性報酬對員工的作用
員工的態度和行為有助於企業發展。因而此時的薪酬戰略應考慮：需要如何做才能吸引和保留企業所需要的員工隊伍，通過什麼樣的薪酬組合建立員工的責任感，傳達企業戰略。也就是說薪酬體系是實現企業發展戰略的重要槓桿，應思考怎樣以薪酬戰略去支撐企業發展戰略。
中小企業編制的職位說明書應明確職責和關鍵工作任務，但不需要非常完美。在描述任職者所應具備的任職資格時，要基於企業的實際情況，如果某一職位能招到的人員也就是大專畢業生，就不要設定為本科。同時要儘可能理清、規範工作流程。在此基礎上對各項工作所要求的知識和技能、工作的複雜程度等付薪要素進行測評，準確衡量各項工作的價值來確定付薪標準，以保證員工薪酬水平的內部公平性。
中小企業通過市場調查來確定具有競爭力的薪酬政策，但並不意味著企業一定要提供最高的薪酬來吸引人才。由於重要程度不同的職位，給企業帶來的效益是不一樣的，企業應合理分配有限的人工成本，充分發揮薪酬的激勵作用。對於重要的技術人員、管理人員，可以將薪酬水平定位於市場水平之上;對於一般工作崗位的人員，由於人數多，替代成本低，則薪酬水平可與市場平均水平相近或略低，以保證企業有能力支付給重要崗位人員具有市場競爭力的薪酬水平。
通過滿足員工的高層次需求來達到提供更大激勵的目的。赫茲伯格的雙因素理論也指出激勵因素則是對員工的滿意產生影響的主要因素。只有足夠的激勵因素才能讓員工滿意，從而激勵績效的產生，激勵因素主要是一些內在報酬，包括成就、認可、晉升、工作責任等等。
使薪酬與績效有更緊密的聯繫，企業績效評估具有影響企業組織的生產效率和競爭力，為人事決策提供指標，有助於員工管理等重要意義。它既是保障並促進企業內部管理機制有序運轉，實現企業各項經營管理目標的手段，又是促進員工個人發展的重要措施。使用透明薪酬制度，實際上是向員工傳達這樣一個信息：公司的薪酬制度，沒有必要隱瞞，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之處，歡迎所有員工監督薪酬的公正性。如果對自己的薪酬不滿意，可以提出意見。透明化實際上是建立在公平公正和公開的基礎上的。具體做法主要有：儘可能採用簡單的方法進行職務評價，使之容易理解;發布檔案詳細向員工說明薪酬的制定過程;設立員工信箱，隨時解答員工在薪酬方面的疑問，處理員工投訴。
五、結語
企業競爭說到底是資源尤其是人力資源的爭奪、重新組織和利用,在我國經濟發展中肩負越來越重要使命的中小企業也是如此。引入薪酬管理制度的現代理念、方法和技術,構建更具競爭性的薪酬制度,是中小企業人力資源管理面臨的重要課題。我國中小企業由於歷史及現實的原因,在薪酬制度建設方面存在著尤為嚴重的問題,這些問題已經嚴重影響了企業的進一步發展。中小企業應努力建設完善的薪酬制度,從而使企業競爭實力得到進一步提高。
企業檔案管理制度 篇4
(一)總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來廠公啟檔案(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外)後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上"檔案處理傳閱單"，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2.本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需分別由兩辦主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發文的管理
第八條發文的規定
1.全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各民眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各民眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦審核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。民眾團體檔案由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1.凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨委、厂部下發檔案主要用於：
公布全廠規章制度;
轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案;
公布工廠體制機構變動或幹部任免事項;
公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
發布有關獎懲決定和通報;
其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定;
同兄弟單位聯繫有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案發布。
5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用厂部名義發文。
(四)發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請;
2.黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發;
10.經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印;
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名;
12.檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
企業檔案管理制度 篇5
(一)總則
第一條
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條
檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條
按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條
公文的簽收
1.凡來廠公啟檔案(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外)後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口“核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條〓公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“檔案處理傳閱單“，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2.本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條
公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需分別由兩辦主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條
檔案的傳閱與催辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示“、“擬辦意見“兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發文的管理
第八條
發文的規定
1.全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各民眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各民眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦審核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。民眾團體檔案由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條
發文的範圍：
1.凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨委、厂部下發檔案主要用於：
(1)公布全廠規章制度;
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案;
(3)公布工廠體制機構變動或幹部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯繫有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案發布。
5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用厂部名義發文。
(四)發文程式與要求
第十條〓發文程式規定：
1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請;
2.黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發;
10.經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印;
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名;
12.檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
(五)檔案的借閱和清退
第十一條
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條
借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條
兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的`本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條
各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)檔案的立卷與歸檔
第十五條
檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆;
(2)黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計畫統計、季度、年度報表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝製品;
(9)工廠日誌和大事記;
(10)工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.業務科室，各民眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、民眾團體負責立卷歸檔。
第十六條
立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附屬檔案收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)檔案的銷毀
第十七條
對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條
經審核同意銷毀的檔案，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。