電算化會計信息系統的內部控制的功能與特點
會計系統的內部控制是指為了保證業務活動的有效進行,保護資產的安全和完整,防止、發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計信息資料真實、合法、完整而制定和實施的政策與程式。考慮到會計電算化的特點,電算化會計信息系統內部控制應具有以下功能:
著重於組織、批准、許可權及保護措施等方面的責任控制功能;著重於財產安全、防止錯誤及舞弊、查找和校正非法行為等方面的差錯和舞弊控制功能;著重於如何充分協調和組織,發揮系統效能,使系統高效地運行的效率控制功能。
由此表現出來的具體特點如下:
1、控制的重點轉向系統職能部門。計算機會計信息系統實現後,數據的處理、存儲集中於系統職能部門,因此內部控制的重點必須隨之轉移。
2、控制的範圍擴大。由於計算機會計信息系統的數據處理方式與手工處理方式相比有所不同,以及計算機系統建立與運行的複雜性,要求內部控制的範圍相應擴大,其中包括一些手工系統中沒有的控制內容,如對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程式的控制等等。
3、控制方式和操作手段由人工控制轉為人工控制和程式控制相結合。在計算機系統中,原有的手工控制手段有些仍然保留,但需要增設一些存儲與電腦程式中的程式化控制。當然隨著計算機套用的程度不同,程式化控制的範圍也會有所不同。一般來說,計算機套用的程度越高,採用的程式化控制也就越多。
電算化會計信息系統的內部控制的內容
目前事業單位套用會計電算化的現狀還只停留在一般利用水平,管理者對人員分工和職能分割,數據備份與保管、硬軟體的備份與維護等方面的重要性往往認識不足。大多數單位購買了計算機,配備了相應的套用財務軟體,卻忽視了相應的內部控制。因此,會計電算化後,必須建立新的完備的內部控制系統。
電算化會計信息系統的內部控制一般包括兩類,即一般控制和套用控制。它們均是計算機套用於會計信息系統所產生的特殊控制,用來預防、發現和糾正系統中所發生的錯誤、舞弊和故障,使系統能正常運行,其提供及時可靠的會計信息的重要保證。
1、一般控制是指對計算機會計信息系統的組織、鑑定、套用環境等方面進行的控制。一般控制是套用控制的基礎。主要包括以下幾個方面:
(1)組織控制:組織控制是指通過部門的設定、人員的分工、崗位職責的制定、許可權的劃分等形式進行的控制,其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度,以達到相互牽制、相互制約的目的;防止或減少錯弊的發生。其中較重要的崗位有系統管理和審核崗位。
系統管理主要負責系統的硬軟體管理,從技術上保證系統的正常運行。
審核崗位主要負責監督計算機及電算化系統的運行,防止利用計算機進行舞弊。具體包括:審查機內數據與書面資料的一致性;監督數據保存方式的安全性、合法性,防止發生非法修改歷史數據的現象;對系統運行各環節進行審查,防止存在漏洞等。