一般中國學生都申請秋季入學，那么如果你要2006年秋季入學，你的申請材料就必須在2005年底的時候或者是2006年初寄過去。申請必須準備那些東西呢? 首先是gpa，也就是平均分，如果你的排名很高也可以。其次是toefl和gre, 這必須在開始申請前考完。我們來看看申請準備材料的清單：
本科生：（對每個學校）
1． 學校必須的申請表格。
2． 一份或兩份從大一到大三的全部課程成績單，有個別學校可能會要求將大四第一學期的成績單提交。成績單要有教務的公章，並且由教務封好信封，在封口處蓋章。成績單必須是中英文對照。
3． 三封推薦信。一般由老師寫好後，簽字，和推薦表格一起密封在信封內，然後在封口處簽字。注意是所有封口簽字，因此建議使用只有一個封口的信封。
4． 英語能力的證明信。部分學校，如princeton， boston college等要求由英語教師或以英語為母語的導師填寫一個證明申請人英語能力的表格。
5． 個人簡歷（resume）。
6． 如果專業成績較好，可以列一份專業課程的成績列表。
7． 如果排名較高，可以在系裡開一份排名證明。
8． 如果發表過論文，可以把論文的abstract複印，附在申請材料中。
9． 如果在國際競賽中獲過獎，可以把獎狀複印附在申請材料中。
10． 有些文科專業需要提交writing sample。有些學校需要提交研究計畫。
研究生：（對每個學校）
除了上面本科生所需的材料之外，還應該準備
1． 本科的畢業證、學位證與成績單一起封好。
2． 如果有工作經歷，並且對申請有用，應該開出工作證明。
雖然申請研究生院的文書工作並不是象申請商學院的mba那么恐怖，但時間總是有限的，當你拿到申請材料的時候，就應該仔細看看，運籌一下你要如何把握那些關鍵因素：personal statement、申請表格、推薦信、成績單、gre、toefl成績，還有可能的電話或者面對面面試。
古語云“知己知彼，百戰不殆”，在申請前仔細研究一下申請中的基本信息、背景知識和相關技巧是非常必要的。下面，我們來看看申請中常常提到的幾個概念：
1. 錄取委員會（the admissions committee）
每個系都有自己的錄取委員會，他們主要負責決定是錄取還是拒絕一個申請者。即使你的材料開始是寄到研究生院，也會很快的轉到你申請的院系。一般研究生院的錄取委員會主要是由教授構成，這就是為什麼聯繫某些教授（套辭）有時會有非常大的作用，因為很有可能這些被套的教授掌握著錄取的大權。還有些研究生院採取投票制度，即所有評審committee member一起vote，差額選舉，來決定最終的候選人。
錄取過程都是怎樣的呢？ 一旦你的申請材料完成並寄到研究生院的錄取辦公室，它就會被處理然後轉到相應的院系。每個系都會有一個錄取委員會，包括五到六個教授，有時候有一兩個博士生(ph.d.)，他們將決定錄取誰。
大多數錄取委員會一收到材料就開始審閱，把申請者分為兩堆，yes或者no, （waiting list在研究生院相對少一些），第一堆最少，第二堆最多。
2. 院系秘書（the departmental secretary/coordinator）
每個學院都有一個（至少一個）重要的行政調度者，他/她通曉申請過程中的絕大多數細節，並能夠積極地回答問題，幫助申請者解決問題。他/她通常被稱為“小秘”、“小米”(secretary), 或者是協調員(coordinator/administrator)，他/她甚至可以對你的申請策略提出建議，並幫助你評估你的競爭力。記住，這（些）人並沒有最後的生殺大權，但是他/她卻有著強烈的影響錄取委員會成員的能力。
如果你對申請有任何問題或者疑問，您可以發信或者打電話聯繫這（些）人，而不是直接聯繫主任之類的重量級人物。記住一定要非常禮貌、客氣。根據我們所講過的信息不均衡原則，這（類）人通常掌握大量有效的資源信息，如今年計畫錄取人數，去年招收了多少中國學生，你的托福、gre成績是否符合學校標準等等。因此，與他/她建立良好的關係對你的申請有可能會有非常大的幫助。值得注意的一點是他/她每天很忙，不要經常騷擾即可。
3. 截止日期（deadlines）
這個名詞大家一看就知道什麼意思，再此不再贅述。提醒大家一點：各學校的截至日期是不同的，時間一般從12月份跨至次年2月份。建議大家將這樣的重要信息統計起來，隨時檢索，先做截止日期早的學校。詳情可以參照書後的附錄。
4. 申請費（application fee）
絕大多數學校對申請費的要求都是非常嚴格的，但也不排除象cornell, rochester這樣對申請費有flexibility的學校。建議象統計截止日期一樣將所有學校的申請費要求列表統計，便於自己統一到銀行辦理匯票或是網上申請。如何逃申請費一直是中國學生比較關注的問題，我們建議對自己非常想要去的學校最好還是交費。
5. 考試分數（test scores）
一般所需要提交的標準化考試包含toefl、gre、gre sub(部分學校和學科要求、部分學校和學科強烈建議)。值得一提的是，這些考試成績的重要性並不是很大，學校最看重的是你的學術能力（體現在gpa, publication, research background）。通常，標準化考試只是起到一個敲門磚的作用。我們團隊中就有兩名托福還不到600分，仍然申請到美國名校的例子。我們還想再強調一遍，美國的研究生院錄取學生是一個綜合評審的結果，而不是象我國只看重或是更看重標準化考試的成績。因此，即便一個方面有缺陷，也可以通過其他方面的strength來彌補。
6. 推薦信（letters of recommendation）
這個詞從字面上不難理解，就是找到了解你的人（通常是教授等學術方面的人）來推薦你。推薦信因為是客觀了解你的學術能力、背景以及其他方面的途徑，因此經常會起到很大作用，尤其是你所申請領域的牛人推薦。但是，也有些學校知道中國人的推薦信絕大多數都是學生自己寫好了，找老師簽字，因此降低了推薦信的重要性和可信度。寫推薦信要避免空泛的評論，儘量多加具體的事例和內容。幾個推薦人（通常是3個）也要仔細選擇，以強調自己的不同強項，避免資源浪費，如教授甲強調你的學術強，尤其是成績好，教授乙強調你的英文和研究能力強等等。
7. 個人陳述（personal statement/statement of purpose）
我們想有常識的人都知道它的重要性，但是我們要強調兩點：1. 它的重要性是有限的。沒有貨怎么吹也吹不出花來；2. 內容>文采。語言華麗，內容空泛，還不如一篇語言簡單甚至有很多語法錯誤但是內容充實的essay。但是很悲哀的是國內很多人不能正確地認識到這一點的重要性，在上面花費過多的時間和精力。古語云“巧婦難為無米之炊”，認為僅僅依靠ps就可以取勝的人是可悲的。
8. 面試（the interview）
有些學校和院系會要求面試，通常分為電話和面談兩種。其實面試的目的很好理解，主要是教授考察一下申請者的材料是否屬實，口語、專業知識如何。畢竟，你去了美國要和教授相處好多年，誰都不想找一個溝通有困難的人當研究生。詳情請參考本書相關章節的詳細描述。
9. 未成文的申請（your unwritten application，即套辭）
你申請的很大一部分其實並不是書面的。你和教授的書信來往以及給他們的印象都對你的錄取非常關鍵，這也叫做套辭。