PPT的出現為很多公司企業的日常辦公都帶來了很大的方便，通過PPT，我們可以更直觀地了解內容，幻燈片播放形式的演示也使展示過程增添了一份直觀的感覺。其實PPT的使用還是有很多實用的技巧可以學習的。下面就讓小編為大家一一介紹吧。
■突破20次的撤消極限
Powerpoint的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但powerpoint默認的操作次數卻只有20次。執行“工具-選擇”，擊“編輯”標籤卡，在“最多可取消運算元”中設定你需要的次數即可。不過要注意，powerpoint撤消操作次數限制最多為150次。
■利用畫筆來做標記
利用powerpoint20xx放映幻燈片時，為了讓效果更直觀，有時我們需要現場在幻燈片上做些標記，這時該怎么辦?在打開的演示文稿中單擊滑鼠右鍵，然後依次選擇“指針選項-繪圖”即可，這樣就可以調出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了，用完後，按ESC鍵便可退出。
■快速調節文字大小
在powerpoint中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字型字號加以解決，其實我們有一個更加簡潔的方法。選中文字後按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是縮小文字。
■計算字數和段落
執行“檔案-屬性”，在其對話框中選“統計”選項卡，該檔案的各種數據，包括頁數、字數、段落等信息都顯示在該選項卡的統計信息框裡。
■輕鬆隱藏部分幻燈片
對於製作好的powerpoint幻燈片，如果你希望其中的部分幻燈片在放映時不顯示出來，我們可以將它隱藏。方法是：在普通視圖下，在左側的視窗中，按Ctrl，分別點擊要隱藏的幻燈片，點擊滑鼠右鍵彈出選單選“隱藏幻燈片”。如果想取消隱藏，只要選中相應的幻燈片，再進行一次上面的操作即可。
■將圖片檔案用作項目符號
一般情況下，我們使用的項目符號都是1、2、3，a、b、c之類的。其實，我們還可以將圖片檔案作為項目符號，美化自己的幻燈片。首先選擇要添加圖片項目符號的文本或列表。點擊“格式-項目符號和編號”，在“項目符號項”選項卡中單擊“圖片”，調出剪輯管理器，你就可以選擇圖片項目符號。在“圖片項目符號”對話框中，單擊一張圖片，再單擊確定。
■對象也用格式刷
在powerpoint中，想製作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、線條色、文字字型、陰影設定等)，可以在設定好其中一個以後，選中它，點擊“常用”工具列中的“格式刷”工具，然後單擊其它的文本框。如果有多個文本框，只要雙擊“格式刷”工具，再連續“刷”多個對象。完成操作後，再次單擊“格式刷”就可以了。其實，不光文本框，其它如自選圖形、圖片、藝術字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。
■幻燈片放映時讓滑鼠不出現Powerpoint幻燈片在放映時，有時我們需要對滑鼠指針加以控制，讓它一直隱藏。
方法是：放映幻燈片，單擊右鍵，在彈出的快捷選單中選擇“指針選項-箭頭選項”，然後單擊“永遠隱藏”，就可以讓滑鼠指針無影無蹤了。如果需要“喚回”指針，則點擊此項選單中的“可見”命令。如果你點擊了“自動”(默認選項)，則將在滑鼠停止移動3秒後自動隱藏滑鼠指針，直到再次移動滑鼠時才會出現。
■改變連結文字的默認顏色
Powerpoint20xx中如果對文字做了超連結或動作設定，那么powerpoint會給它一個默認的文字顏色和單擊後的文字顏色。但這種顏色可能與咱們預設的背景色很不協調，想更改嗎?那么可以點擊選單命令“格式-幻燈片設計”，在打開的“幻燈片設計”任務窗格下方的“編輯配色方案…”。在彈出的“編輯配色方案”對話框中，點擊“自定義”選項卡，然後就可以對超連結或已訪問的超連結文字顏色進行相應的調整了。
■快速切換輸入法
大家知道在excel中通過設定可以方便地切換輸入法，難道在powerpoint中就沒有這樣的功能嗎?事實上是有這種功能的：單擊“工具”選單中的“選項”命令，切換到“編輯”選項卡，選中“’自動鍵盤’切換”複選框，單擊確定即可。該設定對已有檔案的編輯非常方便，但在編輯新檔案時卻起不了多大的作用。
■巧用文字環繞方式
在Powerpoint/20xx中，我們在插入剪貼畫之後可以將它自由旋轉，但在word20xx中將剪貼畫插入後卻不可以這樣旋轉。其實，我們只須選中插入的剪貼畫，然後在出現的“圖片”工具列中點擊“文字環繞”按鈕，在彈出的文字環繞方式中選擇除“嵌入型”以外的其它任意一種環繞方式，該剪貼畫就可以進行自由旋轉了。此外，如果我們先在Powerpoint中插入剪貼畫，然後將它剪下到word中，也可以直接將它進行自由旋轉。
■快速選擇多個對象
在powerpoint20xx中，如果要選擇疊放在一起的若干個對象時會不太容易，特別是它們又位於疊放次序下層的時候，更是如此。不過，我們可以點擊“繪圖”工具列右側的三角箭頭(工具列選項)，依次指向“添加或刪除按鈕-繪圖”，然後選中“選中多個對象”，將它添加到“繪圖”工具列中，點擊它，會打開“選擇多個對象”對話框。我們只要在對話框的對象列表中選中相應的那些對象就可以了。這個按鈕的添加也可以這么做：點擊選單命令“工具-自定義”，在打開的對話框中點擊“命令”選項卡，然後在“類別”中選“繪圖”，在“命令”欄中選擇“選中多個對象”，將它拖至工具列的任意位置。
■打造多彩公式
在powerpoint中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協調。其實，我們可以選中編輯好的公式，然後點擊右鍵，在彈出的快捷選單中選擇“顯示‘圖片’工具列”命令。再點擊“圖片”工具列中的“圖片重新著色”按鈕，就可以在打開的對話框中為公式指定其他的任意顏色了。
■靈活設定背景
大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當你需要全螢幕演示一個圖表或者相片的時候。你可以進入“格式”選單，然後選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項之後，你就可以讓當前幻燈片不使用母版背景。
■防止被修改
在powerpoint中點擊“工具-選項-安全性”，然後設定“修改許可權密碼”即可防止PPT文檔被人修改。另外，還可以將PPT存為PPS格式，這樣雙擊檔案後可以直接播放幻燈片。
■看看powerpoint的特殊播放模式
播放PPT文檔時，點擊Powerpoint的“幻燈片放映”選單中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全螢幕放映模式，這時必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”組合鍵才能與其他視窗切換。如果在播放幻燈片時，按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個帶標題欄和選單欄的普通視窗形式，操作起來就方便多了。
■去掉連結文字的下劃線
向PPT文檔中插入一個文本框，在文本框輸入文字後，選中整個文本框，設定文本框的超連結。這樣在播放幻燈片時就看不到連結文字的下劃線了。
■視窗模式下播放PPT
在按住Alt鍵不放的同時，依次按D和V鍵即可。這個時候就可在視窗模式下播放PPT了。
■一次性展開全部選單
由於工作的關係，經常使用powerpoint發現它的選單很是麻煩，想全部展開所有選單項，必須單擊選單中向下的雙箭頭。後來打開“工具-自定義”，單擊“選項”選項卡，選定“始終顯示整個選單”複選框，再單擊“關閉”按鈕就可以一次性展開全部選單了。
■巧用鍵盤鋪助定位對象
在PPT中有時候用滑鼠定位對象不太準確，按住Shift鍵的同時用滑鼠水平或豎直移動對象，可以基本接近於直線平移。在按住Ctrl鍵的同時用方向鍵來移動對象，可以精確到像素點的級別。
■巧讓多對象排列整齊
在某幻燈片上插入了多個對象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住Ctrl鍵，依次單擊需要排列的對象，再選擇“繪圖-對齊或分布”，最後在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實現多個對象間隔均勻的整齊排列。
■列印清晰可讀的PPT文檔
通常PPT文稿被大家編輯得圖文聲色並茂，但若把這樣的演示文稿用黑白印表機列印出來，可讀性就較差。以下的方法，可以讓你用黑白印表機列印出清晰可讀的演示文稿：
首先點擊“工具-選項”命令，單擊“列印”選項卡，在“此文檔的默認列印設定”標題下，單擊“使用下列列印設定”，然後在“顏色/灰度”框中，單擊“純黑白”。
確定後在“顏色/灰度”框中選擇“灰度”模式是在黑白印表機上列印彩色幻燈片的最佳模式，此時將以不同灰度顯示不同彩色格式;選擇“純黑白”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用於列印草稿或清晰可讀的演講者備註和講義;選擇“顏色”模式則可以列印彩色演示文稿，或列印到檔案並將顏色信息存儲在*.prn檔案中。當選擇“顏色”模式時，如果印表機為黑白印表機，則列印時使用“灰度”模式。
■將聲音檔案無限制打包到PPT檔案中
幻燈片打包後可以到沒有安裝PPT的電腦中運行，如果連結了聲音檔案，則默認將小於100KB的聲音素材打包到PPT檔案中，而超過該大小的聲音素材則作為獨立的素材檔案。其實我們可以通過設定就能將所有的聲音檔案一起打包到PPT檔案中。方法是：單擊“工具-選項-常規”，將“連結聲音檔案不小於100KB”改大一點，如“50000KB”(最大值)就可以了。
■PPT編輯放映兩不誤
能不能一邊播放幻燈片，一邊對照著演示結果對幻燈進行編輯呢?答案是肯定的，只須按住Ctrl不放，單擊“幻燈片放映”選單中的“觀看放映”就可以了，此時幻燈片將演示視窗縮小至螢幕左上角。修改幻燈片時，演示視窗會最小化，修改完成後再切換到演示視窗就可看到相應的效果了。
■將PPT演示文稿保存為圖片
大家知道保存幻燈片時通過將保存類型選擇為“Web頁”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來，如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢?
打開要保存為圖片的演示文稿，單擊“檔案-另外儲存為”，將保存的檔案類型選擇為“JPEG檔案交換格式”，單擊“保存”按鈕，此時系統會詢問用戶“想導出演示文稿中的所有幻燈片還是只導出當前的幻燈片?”，根據需要單擊其中的相應的按鈕就可以了。
■PPT圖表也能用動畫展示
Powerpoint中的圖表是一個完整的圖形，如何將圖表中的各個部分分別用動畫展示出來了呢?其實只須右擊圖表，選擇“組合”中的“取消組合”就可以將圖表拆分開來了，接下來就可以對圖表中的每個部分分別設定動作。
■PPT中視圖巧切換
當你點擊“普通視圖”按鈕時如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”;再點擊一次“普通視圖”按鈕(不按shift鍵)則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時，按下shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。
■PPT20xx：隱藏重疊的圖片
如果在幻燈片中插入很多精美的圖片，在編輯的時候將不可避免地重疊在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時消失呢?方法如下：
首先單擊“開始”選項卡，找到“編輯”功能組，再點擊“選擇→選擇窗格”，在工作區域的右側會出現“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當前幻燈片上的“形狀”，並且在每個“形狀”右側都有一個“眼睛”的圖示，單擊想隱藏的“形狀”右側的“眼睛”圖示，就可以把檔住視線的“形狀”隱藏起來了。