進一步完善發文與收文的簽收工作，發文與收文由專人負責，對各單位送交材料的整理和存檔保管做到心中有數，保持信息暢通，充分發揮評建網頁、qq群和電話的快捷作用，做到信息即時傳達、電話敦促督辦。
評建辦內部做到分工明確、各司其職、各負其責；但又保持團結一心、協作共事、運轉和諧、反應迅速。
三、千錘百鍊重穩妥
為了儘量減少院內各單位評建工作的繁瑣性和重複性，避免半途返工，引導大家少走彎路多走捷徑，本著為大家高度負責的精神，評建辦全體工作人員對辦內傳送出的每一條信息和相關資料通常要反覆推敲，字斟句酌，一般要經過三稿四稿來回修改，有的甚至經歷了六稿七稿還心存疑慮。這樣做目的只有一個：就是為了工作的穩妥，讓大家少走冤枉路，儘量將錯誤和失誤降到最低限度。當然，儘管如此，大家的出發點也是好的，但由於評建辦的工作人員年青、經驗少、能力稍顯不足，可能難免會出現顧此失彼，掛一漏萬的情況。
四、即時總結重高效
腳踏實地，一步一個腳印，踏踏實實做好每一項任務。做到事前計畫、事中監控、事後總結，通過即時總結髮現問題、查找原因、吸取經驗、糾正方向、提高效率。
評建辦多次會同教務處、實訓部到系部調研，對學院近幾年的辦學狀況進行歷史性回顧，對當前辦學狀況進行寫實性統計、表述和評價，發現問題，及時溝通協調，並針對問題，每個月形成新的工作安排，7月20－22日，邀請左家哺等專家來校進行預評估，進一步發現問題，起草整改方案，整個假期都沒休息地督查落實整改任務。
五、千辛萬苦收集歸納數據平台
數據平台建設工作雖然表面看來是一個填寫數字的工作，但作為職業學院評估的重要資料積累和參考材料，每個數字都是與評估標準相掛鈎，沒有評估觀念，數據平台建設就不會達標，數據平台如果連續三年達不到指標，學院將直接亮紅黃牌，為此，評建辦領導高度重視數據平台，多次與各部門溝通，耐心協調，嚴格要求，仔細校對，認真歸納，費盡千辛萬苦收集歸納數據平台，並列印出來。
六、嘔心瀝血撰寫報送專家報告
自評報告、分項自評報告、院長匯報等各個重大報告的撰寫，都是通過十幾輪的反覆修改、多方徵求意見、字斟句酌，一字千鈞，嘔心瀝血完成的，多少個不眠之夜，就是為了思考其中的某種說法合理與否。破麻布袋繡花，只有親歷其中才可以體會此處艱辛。