(4)物品購買及禮儀小姐確定：由禮儀組負責。除了舞台組負責的道具之外，其他所需要道具由生活部安排，如螢光棒，氣球等。並且訓練4名禮儀小姐，進行迎賓以及分發傳單。物品需要情況徵求各部。
3、晚會倒計時期(2009年9月24日—2009年9月27日)
本階段主要完成晚會全過程確定(包括節目單確定)、最後一次彩排、末期宣傳、領導邀請、場地確定、工作證製作。
(1)晚會全過程確定及彩排：由節目組負責。於9月24日，經文娛部人員協商確定節目單之後，由辦公室製作節目單約200份左右，請柬(包含邀請嘉賓以及其他院校的請柬)，派發給到場嘉賓及邀請學院領導，團委書記、輔導員等主要成員觀看演出。
(2)各節目加緊排練。並於9月27日7：00—10：00進行全面的最後一次彩排。
(3)末期宣傳：宣傳組負責。宣傳單(節目單)設計和發放，廣播宣傳。
(4)費用收集：由統籌組負責。務必收正規發票。
4、晚會後期工作：① 費用處理
② 書面總結
③網路宣傳
【 節目單】
【資金預算】
1、背景主題海報：150元
2、租借燈光：900元
3、現場飲料：300元(包括排練時的飲用水)
4、前期宣傳(海報4張)：150元
5、請柬(20份)：20元
7、螢光棒 氣球等：150元
8、演出服裝及主持人服裝：700元
9、化裝品：150元
10、其他材料(裝飾彩帶、彩紙等)：150元
總計：2670元
2009年迎新生晚會總結
2009年的這一場新生晚會，比較乾脆利落的落幕了，晚會從開始化妝，觀眾入場，到演員就位過場，到晚會演出結束，銜接的都比較順利。燈光效果和舞台效果也達到了預計的效果，能夠比較有氣氛的表達出這場晚會的主題，比較好的調動了場下的氣氛，觀眾到最後一個節目還是如此的熱情，滿滿的整個觀眾席上的人到最後一個節目都沒離開，並且讓觀眾有一種意尤未盡的感覺，可見本場晚會達到了另一種未預計的效果。工作人員，特別是文藝部的每個成員，都很認真熱情的做好本職工作，很好的配合，使得本次晚會可以比較順利的進行。可見晚會的相對成功性。
但在成功的同時，晚會還是有缺陷的。
1、前期抓節目的時候，有的演員過分的依賴文娛部的成員，導致抓節目的時候太煩瑣。
2、由於準備晚會的時間有點緊，很多準備工作擠在最後幾天才做，因此做得不夠滿意。
3、在晚會開始前的化妝，演員的上課時間和化妝時間沒有排開，導致化妝人員閒置等待演員，雖然這次整個化裝時間不會拖得很長，但是到最後還是比較趕。
4、晚會期間，雖然開始之前已經試過麥克風沒問題了，但是晚會期間，還是出現了麥克風不出聲的問題。由於演員不習慣新的麥克風，所以在麥克風上出了一些問題。
5、晚會節目收集的太少，形式也太少，使得本場晚會相對比較單調，挑選節目的餘地不大。
晚會雖然也遇到了很多問題，這也是對文娛部的一個新的挑戰，能夠在那么短的時間裡舉辦了一場比預期效果好的晚會，相信在下一個晚會中，文娛部將會有更好的表現。而針對晚會出現的問題，文娛部將在下一場晚會上調整方案，使得前期準備工作做得更好。節目方面多培養人才，讓晚會的形式更多樣化，氣氛更活躍，節目更精彩。文娛部的所有成員也將更加努力，創造更新的記錄，舉辦出質量更好的晚會。