書寫正式的辭職信的格式，須具備以下五個步驟：
1、填寫需要知會的上司
辭職的對象通常是直接上司或公司的人力資源部，所以，辭職信開頭稱呼要寫接收人及職務。如尊敬的李經理，等。
2、清楚寫出辭職的理由
雖然這是一個機會，可以吐露你的真實想法，你可以把對企業、對直接上司的不滿一吐為快，但實踐證明，這樣做的結果可能會使你一時的心情舒暢，但對緊接著的工作交接和未來在行業內口碑都是不利的。
所以，辭職理由通常要寫成客觀原因，如搬家、結婚、脫產進修等等。記住，你辭職或跳槽是為了更好的職業發展，而不是為了報復誰。
3、感謝公司給予你工作機會，及在工作上獲得的工作技能及經驗
這是起碼的禮貌，無論如何，你曾經在這家公司工作過，你付出過努力，做出過貢獻，同時，你也得到了待遇、工作技能和行業內的同事關係。
4、對工作交接做出說明
這點很重要，要知道你的辭職最讓老闆擔心的是：你所承擔的工作，如何安全地繼續進行下去，他的企業如何不因為你的離開而受到影響。對工作交接進行說明，就可以讓老闆安心，你提出的辭職請求，他也不會難為你了。
5、祝願公司將來發展順利及作親筆簽署
這也是禮貌的一部分。辭職信可以是列印的，但簽名一定要手簽，這才是有法律效力的辭職信。
注意事項
找到了合適的新工作，要跟老東家說“拜拜”了，大部分人在這個時候會興奮難奈，不免在辭職的時候因得意忘形而出現失誤。其實辭職就象離婚，通常不是一件讓雙方都能愉快的事情，既涉及情感，也關乎法律，因而也最容易出現糾紛，幾乎所有的勞動仲裁都發生在離職的時候。順利離職，不僅不會惹上麻煩，還為以後的職業發展帶來良好的口碑。
尊敬的領導：
我加入xx公司時一直在xx部工作，在這一年的時間裡承蒙各位領導的關心和厚愛，在此表示衷心的感謝。這一年的工作對我本人的幫助非常大，學到了很多東西，與xx公司諸位同仁的合作也相當愉快和默契。但由於自己感覺業務素質急需充電和提高，特此申請辭去我現在的職務。做出這個決定對我個人而言是相當困難的，我會在剩下的工作時間裡盡力完成自己份內的工作，離開xx公司，離開這些曾經同甘共苦的同事，確實很捨不得，捨不得同事之間的那片真誠和友善。
但是我還是要決定離開了，我懇請xx公司領導們原諒我的離開。
再次感謝領導多年來對我的支持和勉勵，在此我忠心的道聲“謝謝”。
望領導能夠批准我的請求。
此致
敬禮！
申請人：
日期：
尊敬的各位公司領導：
您們好！
我進公司也有幾個月了，由於我個人的原因，深思熟慮後決定辭去目前我在公司擔任的職務。
我非常重視在公司的這段經歷。當然要感謝各位領導一直來的關心和照顧，對於剛從學校走上社會的我來說你們對我的幫助很大，你們交會我很多，無論是工作上的還是為人處世等各方面的，我想這些我將終身受用。從學校走上社會，西子為我搭起了這座橋樑，我感謝你們每一個人。
望領導批准我的申請！在正式離開以前我將繼續認真做好每一項工作。
祝公司的事業蒸蒸日上永創輝煌！
此致
敬禮！
申請人：xxx
日期：XX年11月xx日