一、為什麼要寫工作計畫
1、計畫是提高工作效率的有效手段
工作有兩種形式:
一、消極式的工作(救火式的工作:災難和錯誤已經發生後再趕快處理)
二、積極式的工作(防火式的工作
:預見災難和錯誤,提前計畫,消除錯誤)
寫工作計畫實際上就是對我們自己工作的一次盤點。讓自己做到清清楚楚、明明白白。計畫是我們走向積極式工作的起點。
2、計畫能力是各級幹部管理水平的體現
個人的發展要講長遠的職業規劃,對於一個不斷發展壯大,人員不斷增加的企業和組織來說,計畫顯得尤為迫切。企業小的時候,還可以不用寫計畫。因為企業的問題並不多,溝通與協調起來也比較簡單,只需要少數幾個領導人就把發現的問題解決了。但是企業大了,人員多了,部門多了,問題也多了,溝通也更困難了,領導精力這時也顯得有限。計畫的重要性就體現出來了。
記得當時,總經理在中高層幹部的例會上問大家:“有誰了解就業部的工作”,現場頓時鴉雀無聲,沒有人回答。幾秒鐘後,才有位片區負責人舉起手來,然後又有一位部門負責人遲疑的舉了一下手;總經理接著又問大家:“又有誰了解諮詢部的工作”,這一次沒有人回答;接連再問了幾個部門,還是沒有人回答。現場陷入了沉默,大家都在思考:為什麼企業會出現那么多的問題。
這時,總經理說話了:“為什麼我們的工作會出現那么多問題,為什麼我們會抱怨其他部門,為什麼我們對領導有意見………,停頓片刻”,“因為……我們的工作是無形的,誰都不知道對方在做什麼,平級之間不知道,上下級之間也不知道,領導也不知道,這樣能把工作做好嗎?能沒有問題嗎?顯然不可能。問題是必然會發生的。所以我們需要把我們的工作‘化無形為有形’,如何化,工作計畫就是一種很好的工具!”。參加了這次例會的人,聽了這番話沒有不深深被觸動的。
3、通過工作計畫變被動等事做變為自動自髮式的做事(個人驅動—系統驅動)
有了工作計畫,我們不需要再等主管或領導的吩咐,只是在某些需要決策的事情上請示主管或領導就可以了。我們可以做到整體的統籌安排,個人的工作效率自然也就提高了。通過工作計畫變個人驅動的為系統驅動的管理模式,這是企業成長的必經之路。
二、怎樣寫好工作計畫
首先要申明一點:工作計畫不是寫出來的,而是做出來的。計畫的內容遠比形式來的重要。我們拒絕華麗的詞藻,歡迎實實在在的內容。簡單、清楚、可操作是工作計畫要達到的基本要求。
如何才能做出一分良好的工作呢?總結當時會議上大家的發言和後來的一些說話,主要是要做到寫出工作計畫的四個要素。
工作計畫的四大要素:
(1)工作內容 (做什麼:WHAT)
(2)工作方法 (怎么做:HOW)
(3)工作分工 (誰來做:WHO)
(4)工作進度 (什麼做完:WHEN)
缺少其中任何一個要素,那么這個工作計畫就是不完整的、不可操作的,不可檢查的的。最後就會走入形式主義,陷入“為了寫計畫而寫計畫,喪失寫計畫的目的”。在企業里難免就會出現“沒什麼必要寫計畫的聲音”,我們改變自己的努力就可能會走入失敗。
三、如何保證工作計畫得到執行
工作計畫寫出來,目的就是要執行。執行可不是人們通常所認為的“我的方案已經拿出來了,執行是執行人員的事情。出了問題也是執行人員自身的水平問題”。執行不力,或者無法執行跟方案其實有很大關係,如果一開始,我們不了解現實情況,沒有去做足夠的調查和了解。那么這個方案先天就會給其後的執行埋下隱患。同樣的道理,我們的計畫能不能真正得到貫徹執行,不僅僅是執行人員的問題,也是寫計畫的人的問題。
首先,要調查實際情況,根據本部門結合企業現實情況,做出的計畫才會被很好執行。