在傾聽對方講話時，不要隨意打斷。通話中碰到有的情況需要查詢作答時，要告訴對方，並請他等待片刻。如果需要時間較長，則可問明對方電話號碼，請他掛斷，待自己查明後再答覆對方;對方願意等待，也應不時告知對方還在查找，並表示抱歉，如“請您再稍等片刻”，切忌讓對方在久等中產生被遺忘的感覺。
如果對方要找的是他人，受話人可以說一聲“請稍等”，並儘快幫忙傳呼。如果對方要找的人不在，應禮貌地告訴對方，並可適當詢問：“請問您有什麼事要轉告嗎?”如果對方要求傳話，則應記下對方的姓名、電話號碼、事情和接話時間，記下的留言應應儘可能重複一遍，並儘快交給當事人。
代接電話，不要向發話人過分詳細地詢問其背景，以免別人為難，不悅。如發話人要求轉達某事給某人，切勿隨意擴散，辜負別人的信任。
接到打錯了的電話，態度要友好，應禮貌地告訴對方，這裡不是您要找的單位和號碼，請他重撥，不應不加解釋地將電話掛斷。通話完畢後，應道聲“再見”。不可在對方話音未落時就掛斷電話。與尊長者通電話，應待對方掛機後再掛。