準，即語言準。
工作匯報是向上級反映情況，提供信息，直接為上級領導和機關決策服務。寫匯報稿的同志，在語言上一定要準確真實，通俗易懂，避免因情況失真或出現偏差,影響全局，釀成大錯。那么，我們如何用最簡潔的語言表達最豐富的信息，做到字精句凝、滿文珠璣、準確無誤呢？一是儘可能地運用“數位化”語言，用數字語言來體現事物的量。少講過程多講成果，運用多個綜合性數字，用確切的時間和數量，準確、精煉地反映事物的量。二是正確使用模糊性語言，準確把握事物的度。如國務院抗震救災總指揮部在匯報抗震救災進展情況時，在“搶修受損設施”部分，關於“主要城鎮實現了至少有一條幹線公路對外連線……5條鐵路均已恢復正常運行……已基本恢復或部分恢復供電……對外通信已不同程度恢復……基本解決民眾臨時用水問題”等表述，都正確使用了“至少”、“基本”等模糊語言，準確地反映了抗震救災工作的進展情況。三是精心錘鍊語言，提高語言的精準度。運用修飾、限定等方法，在符合客觀實際的基礎上，準確表達作者的主觀意圖。四是充分考慮有聲語言的特點，按照“口語化、短句子、多分段”的要求敘述，使講者自如，聽者易懂。
簡，即結構簡。
起草匯報材料的基本要求是：層次分明，事實清楚，簡明扼要，實話實說。它的結構一般包括：標題，簡練且富有思想；由頭，即開頭點明是貫徹哪份檔案、哪次會議精神或哪項工作部署的情況；主體，即貫徹情況，包括採取的措施、取得的效果及存在的問題、工作體會；結尾，簡要談談下一步打算或提出些意見與建議，即貫徹過程中遇到什麼實際問題，要求上級予以答覆、支持或調整。
在安排匯報材料的結構層次上，由於工作匯報往往受時間限制，所以，匯報材料一定要注意做到層次清晰，結構簡明，以便於領導聽清弄懂。首先，線條要單一。每部分只說一項內容。其次，情節要簡單。突出主要情節。再次，過渡要自然。一般要有過渡句，以使聽匯報的人不覺得突然。另外，我們還可以運用主題句作為小標題，每個部分的各個層次也都運用主題句的形式領起，起到“首句標其目”的作用，使得層次更加清晰，主題更加鮮明，意圖更加明顯。