在語言運用上，敘述要簡明，切忌冗長囉嗦，千萬不要從檔案、報紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要做到樸實無華通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語彙，儘量口語化。這樣匯報起來顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便於說，又便於聽，而且乾脆有力，節奏感強。
三、實
“實”就是實事求是。寫匯報材料要做到實事求是，需要注意兩點：
第一，要準確可靠。匯報要尋找那些實在的、新鮮的、有價值的東西，但必須講真話、講實話、講心裡話。匯報的情況要準確無誤，不允許有任何虛構，也不允許誇飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽途說的東西作為事實寫入匯報材料。對匯報材料所涉及的重要數據，一定要反覆核實，科學論證，不可想當然隨意虛報。在評價事件或人物的時候，要恰如其分；匯報經驗要避免脫離民眾、脫離現實、脫離整體觀念。
準確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質。如果是沒有廣泛代表性，不能反映事物本質的東西，即使它在事件的發展過程中是真實存在過的，也不能拿來作為例證，因為這樣的事例只是事物發展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實面目，用這樣的事例作論據，不會有說服力，會犯論據不足的邏輯錯誤。
第二，要喜憂皆報。領導聽匯報，既是了解情況，也是研究問題。無論“喜”或“憂”，領導都會認真對待。說不定你的“憂”，有時候正是領導所關注的熱點問題、焦點問題。因此在匯報情況的時候，要做到喜憂皆報，不能報喜不報憂。怎樣做到喜憂皆報呢？
一是報喜要報夠，勿攬功。報喜只有報夠了，才能讓上級全面了解過去決策的真實效果。報喜報得很深透，對領導研究工作會有啟發，有利於上級今後工作的再決策。如果報喜不夠，既不利於領導認識過去決策的實際情況，也不利於上級了解下級，在一定情況下也會影響上級對典型經驗的推廣和利用。必須注意的是，在報喜的時候，界限一定要拿捏適當，不要誇大吹牛，不要把一切成績都攫為己有。要分清所取得的成績，哪些是上級的，哪些是本單位的。屬於本單位的，又要分清哪些成績是屬於哪些領導、哪些部門的。只有把功勞分清了，才有利於幫助上級總結制定工作方針政策的經驗，提高工作效率；有利於本單位內部的團結，增強內部的凝聚力，提高單位領導的號召力。
二是報憂要報透，勿推卸。報憂要報透，就是要把工作不足或缺陷完全地實事求是地向上級說清楚。醜媳婦總要見公婆。對工作中所出現的失誤和不足，要按照要求進行匯報，即使是丟面子傷筋骨的事情也得匯報。在匯報這些失誤和不足的時候，不要輕描淡寫，不要避重就輕，更不能遮醜護短隱瞞遮掩。報憂要報透的作用，既可以幫助自己總結工作經驗教訓，防止以後再出現類似的錯誤；也可以提醒上級以後在制定方針政策的時候應當注意什麼。在匯報這些失誤和不足的時候，要敢於承擔責任。既不能一切往下推，責怪這，那些民眾不努力；更不能一切往上推，怪上級這項政策不完善，那項制度不嚴密。