4、各職能部門在開展活動前須遞交活動策劃書，計畫應本著周密有效的方針，內容應包括名稱、時間、地點、人數、活動開展的經過、目的及意義，同時必須寫明各項及預期費用，各計畫須報主席團核准，並向學生會委員會通報。
5、各職能部門在開展活動之前需要做好策劃，編寫並複製四份策劃書。上交主管副主席兩份，交秘書處一份，自留一份。
6、對工作進展情況，主席團組織檢查、考究工作。
7、中大型活動結束後，負責部門需進行民意調查，收集反饋信息，並做書面總結。
8、每學期末，學生會各部應向學生會提交工作總結，核准後，應總結學期工作。
9、以上所有書面材料由秘書處分類收集，整理存檔，備案。重要的檔案應交由主席團、輔導員。經審核合格後進行保管，相應部門應給予積極配合資料修改、核查。
五、財務管理制度
1、學生會經費歸院學生會集體所有，任何人不得以任何形式占為私有。
2、學生會經費在學生會主席的監督下由主管副主席統一支付、管理。
3、辦公室每月向主席團公布經費作用情況。
4、各部門每次活動前，應向主席團上報詳細經費作用計畫書。申請時須說明活動名稱、時間、活動負責人、經費用途。如有特殊情況不能及時申請的，要在活動開展後的兩天內說明情況。不申請者不予報銷。批准後，由辦公室存檔。
5、活動經費的憑證一般使用正式發票，在發票背面寫清活動名稱、時間、經手人簽名。對不能開正式發票的購品應出據書面證明，由部門負責人簽字，經手人簽字。
6、經費使用應本著節約的原則，任何人不得私自扣留、處置，如有違反，視情節予以處罰。
7、學生會所用費用應由發票持有者持發票到秘書長處登記，報銷。
8、學生會主席團，對任何使用經費的單位，個人都有了解使用情況的權利。
9、經費的使用應做到認真預算，厲行節約，妥善保管，規範結賬。
六、辦公室及財物的使用制度
1、學生會辦公室的使用權屬學生會所有，其它單位和個人不得擅自使用。
2、學生會一切財物的使用權屬學生會所有，其它單位和個人不得擅自使用。
3、學生會一切財物由秘書處保管，由主管主席統一安排各部使用。
4、興辦活動需使用學生會器材時，到秘書處登記記錄，事後歸還原處。
5、因財物使用不當，而造成損失的，由直接負責人照價賠償。
七、學生會獎懲制度
1、學生會紀律處分制度
（1）對不服從調配、未完成任務或負有一定事故責任的學生會幹部、幹事，經學生會主席團審議，並報院團委批准，分別給予學生會內部通報批評、警告處分、留職查看、降職等處分，情節嚴重的，報請學生會主席團會議，給予除名。 （2）凡在職期間被給予處罰的幹部、幹事一律取消該學年度的評先資格。
（2）對部長級以下幹部、幹事處分由部長申請，主管副主席批准。
（3）對部長級以上（包括副部長級）幹部的處分，須由主管副主席申請主席團通過，並向學生會委員會通報。
（4）所有處分均由秘書處整理備案。
（5）處分時間自批准之日起生效。
2、獎勵制度
（1）學生會對各級幹部幹事工作中成績突出的均予以獎勵，獎勵分為口頭表揚、通報、表揚、評選優秀學生幹部。