個人檔案建立時，學生會成員必須按要求如實完整填寫並附上個人免冠1寸黑白照片。
各項活動的總結檔案必須在活動結束後三天內整理完成，並由各分管主席上交至。因故不能按時上交者必須提前說明。
各個部門增加或更替成
員，必須在變動完成後兩天內向主席團遞交變動情況。增加人員則應由部長秘書處領取表格後，增建檔案。
所有成員自動離職或被撤職者其個人檔案不予退回，對其工作變動性質將留有記錄。
所有檔案必須以統一格式遞交。
未經主席團同意，任何人不得以任何理由擅自翻閱、修改或銷毀檔案。借用、查閱檔案必須向負責人說明，經允許後方可使用。
任何人不得將任何檔案私自外借或用於宣傳方面。
工作布置總結制度：為使工作制度化、規範化、秩序化，主席、副主席、各部部長有工作布置，檢查工作的權利。
各部部長在學期初都要交一份本學期工作計畫經常委會議討論通過後制定實施工作計畫一經確定，原則上不應有大的變動，但可根據學期的實際情況做適當的補充。
各部須其大型活動前一個月提交詳細的工作計畫（構想、建議或安排），主席進行統劃、協調和安排。活動中實行中期檢查制度，發現問題及時解決。
各部成員每學期末，上交一份詳細的工作總結，找出得失經驗，做今後工作之鑑，並留辦公室存檔。