第一條檔案的接收。收到檔案後及時檢查、核對，在收文登記薄上分類詳細登記，並註明密級。
外出參加會議人員應將帶回的檔案交機要室統一登記管理。
第二條檔案的保管。機要檔案必需存放在保險柜中，由專人保管。去省委領取或消退檔案應有專車接送，嚴防丟失。
第三條檔案的傳閱。機要檔案由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示，並於當日退回機要室，不得橫傳，不得留存檔案。
第四條檔案的借閱。借閱機要檔案應當履行登記手續，閱文和傳達檔案要嚴格按規定的範圍，不得擴大，不得將檔案帶入無關場所，不得攜帶機要檔案順便辦理私事，檔案用後及時歸還。省軍級檔案一律不外借。
第五條檔案的複製。嚴格執行上級部門複製國家秘密載體的管理規定。複製機要檔案要履行審批手續。絕密級檔案一律不得複製。其它檔案複製必須經分管領導批准。複製的檔案視同原件管理。
第六條檔案的清退。省軍級、地市級檔案每年按要求到上級發文單位進行清退，其它機要檔案要認真填寫中共中央、省委檔案清退情況統計表，上報發文單位。
第七條檔案的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求，及時分類立卷、歸檔，並辦理相關手續。
第八條檔案的銷毀。各單位（部門）需要銷毀的檔案資料交機要室統一辦理銷毀手續，禁止把檔案、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“檔案銷毀單”，經學校辦公室負責人簽批後方可送到省保密部門指定的檔案銷毀站處理，必須2人押送，實行監銷。
第九條檔案的檢查。借出的檔案及時檢查、催還。每學期末對外借檔案進行一次檢查催還工作，如發現有丟失檔案情況，及時上報校保密委員會。