6、 契約執行部門經理或項目負責人負責與公司以外的其它單位傳遞工作聯繫單，並將聯繫單送到契約管理員處備案；
7、 填寫聯繫單要規範，填準填全所要求的內容，需要回執簽字、存檔的應做好合簽以備存查，全部工作聯繫單應裝入產品契約檔案，不得私自保存。
8、 各部門聯繫單由各部門統一編號登記，聯繫單台帳編號如下：業務部hay05xxx；外貿部haw05xxx；綜合管理部hag05xxx；山東辦事處has05xxx；包頭辦事處hab05xxx（聯繫單及台帳格式附後）
五、 日常綜合管理規定
1、 綜合管理部負責綜合統計，有關信息的管理，為公司領導的決策提供依據；
2、 客人、用戶的招待管理制度；
（1） 顧客來訪前，項目負責人或業務部門要將顧客來訪的目的、日程、人員、職務等情況，做出詳細接待計畫報綜合管理部。
（2） 綜合管理部在接到報告後，按計畫安排落實好（我方接待人員、會談地點、用車情況、就餐地點、禮品標準、日程安排等），協助業務部門做好接待工作。
（3） 客人因生產進度、交貨等原因來公司，應幫助安排食宿。
（4） 客人來公司後需參觀景點的，按業務部門提出的接待計畫，管理部統一協調安排。
（5） 綜合管理部每次接待完畢應做接待小結，登記存檔。
3、 禮品贈送的管理規定；
（1） 贈送禮品由部門經理將受贈的單位、人員、禮品價格等情況向銷售分公司經理事先匯報，待批准後方可安排進行。在瀋陽時報到綜合管理部，由綜合管理部統一安排。
（2） 業務員在外地贈送禮品，必須事先請示，經部門經理批准後，方可進行，否則由當事人負責一切費用。
（3） 購買禮品的當事人要留有效票據。各部要根據領導審批的禮品單，比質比價採購，杜絕假貨現象。
4、 支付代理費、中間費的管理規定；
（1） 選型費、代理費、答謝費、佣金等的洽談與支付，必須事先向公司領導請示，待批准後方可實施，且上述的協定必須由主管經理簽訂方有效。
（2） 選型費、代理費、答謝費、佣金等協定簽訂後，必須報綜合管理部一份登記備案，各項費用支付前需到綜合管理部呈公司領導核准後方可支付。
（3） 為確保雙方合作不斷加深，中間費的確定和支付透明度一定要控制在一定範圍內，避免造成不良影響。
5、 貴重物品的管理；