物業公司檔案管理制度 篇1
為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔範圍
a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、契約檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書複印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規定》的範圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面檔案材料必須字跡清楚工整,紙張及檔案格式符合國家要求,禁止使用原子筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子檔案需排版整齊;字型一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的檔案材料要完整齊全。
c.歸檔的書面檔案必須是原件,電子檔案為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內檔案內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類書面檔案材料一般歸檔一式一份;電子檔案一般歸檔一式三份(其中包括軟碟上一份)。
b.重要的和利用頻繁的檔案材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔檔案材料的範圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性檔案。
b.上級單位發來供參考的抄件和徵求意見未定稿的檔案。
c.未經會議討論和領導審閱、簽發的'未生效檔案、電報草稿,一般性檔案的歷次修改稿(重要法規性檔案、草稿除外)、鉛印檔案的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外)。
d.從正式檔案、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的檔案材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的檔案材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的檔案材料。
6.各部門主任要對本部門檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用櫃架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查找。
存放電子檔案應有專用硬碟分區或專用資料夾;在保存電子檔案時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級資料夾中。資料夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存檔案的類別或所屬部門。存放檔案的軟碟或光碟上必須貼有標籤,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火櫃內。必要時採取複製、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和複製,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對於出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另外儲存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,並報所在部門主任批准。查閱分公司檔案須報行政部主任批准。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續,定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫。
4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。
四、檔案鑑定和銷毀
1.檔案鑑定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑑定工作由行政部負責。
2.鑑定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值並能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑑定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑑定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑑定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程式:
a.經鑑定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批後由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批准。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷並在銷毀清單上籤名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。
物業公司檔案管理制度 篇2
1、發文格式中，函、通告、通知、報告、請示等檔案如何使用
（1）函：與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯繫工作，詢問和答覆問題等用'函'。
（2）通告：在工作中可能出現或已經出現了問題，或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。
（3）通知：是'發現行政法規和規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位，要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。
（4）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，答覆上級機關的詢問等用'報告'。
（5）請示：請求上級機關對某項重要工作作出指示，答覆和批准事項時用'請示'。
2、如何收集物業管理的重要檔案、法規及信息
（1）可從上級公司傳閱的檔案、資料中收集；
（2）從政府相關部門下發的檔案資料中整理收集；
（3）從物業管理協會會刊中收集；
（4）征訂有關物業管理的專業信息、刊物及法規彙編等資料；
（5）經常了解物業管理專業書籍的出版情況；
（6）保持與物業管理各政府業務主管部門的聯繫，從中獲得物業管理的有關檔案法規；
（7）可從報刊、雜誌等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什麼
（1）嚴格檔案材料的收、發制度和借閱制度；
（2）及時做好催還、清退工作，檔案材料不得個人保管；
（3）除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中時間整理前一年的檔案材料；
（4）檔案工作應統一領導，分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案，對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工作；
（5）檔案材料的收集和清理要便於公司及各部門的利用；
（6）必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔；
a、檔案材料的分類方法主要有：部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及範圍確定分類方法。
b、檔案分類項目一旦確定，要執行到底，不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料，可根據材料與類目的密切程度進行歸類。
（7）檔案材料的卷宗的處理：
a、對無主題的材料應擬定確切的標題；
b、所有歸檔材料均須編號，並按序號進行先後排列；
c、填寫材料目錄表，其主要內容有：順序號、發文部門、標題、文號和日期；
（8）確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下）等。
（9）檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存，並按類上架進櫃，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生，要經常對檔案材料進行檢查。
4、物業管理應保存的基本材料有哪些
物業管理公司應保存的基本材料有：會議記錄；上下行文；政府檔案；工作計畫、總結、報告；規章制度；調查分析；重大事件和投訴；工作檢查、評比記錄；物業管理委託契約；物業管理各項分承包契約、協定；公司人事材料；治安事件記錄、處理材料；各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料；技術圖紙、工程檔案；客戶/業主檔案；固定資產清單；財務憑證、帳冊、報表；財產和物資單據；各類經營證明、證件等。
物業公司檔案管理制度 篇3
1、客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案檔案櫃內。
3、每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另外儲存。
4、每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的檔案擺在最前面。
5、客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。
6、客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料列印目錄後按樓層裝入檔案盒記憶體放。
7、客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閱覽。
8、原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9、客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設定客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
物業公司檔案管理制度 篇4
1目的
為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀,確保物業、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。
2適用範圍
適用於東莞市物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規則(見附屬檔案1)
7部門檔案內容
7.1行政部:公司營業執照、契約、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律檔案。
7.2財務部:財務資料、契約。
7.3保全部:警戒器材、契約。
7.4環保部:清潔器材、綠化器材、契約。
7.5工程部:設備、契約、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業部:建築物、車輛、業主資料、契約。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料櫃和移動檔案櫃內資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記後方可借閱,借閱完後管理員檢查無損壞放回原資料夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的塗改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批准同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要複印資料的只可複印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新後的資料必須放於本檔案的首頁。
8.9檔案管理員制定檔案檔案總目錄,以及每個檔案檔案目錄放於檔案的首頁便於查找。
8.10變更契約資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關文檔
9.1《檔案編號規則》
10修訂及實施
10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從20__年六月一日實行。
物業公司檔案管理制度 篇5
加強檔案資料管理，有助於保存住宅小區（大廈）的歷史資料，維護管理的'連續性和規範化，便於房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯繫。
（一）管理內容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等；
2、業主檔案：所有業主購、租房契約（複印件），業主基本情況登記表、裝修申請表等；
3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等；
4、檔案檔案：有關物業管理法規政策、公司檔案等；
5、管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保全）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
（二）管理措施：
1、制定檔案制度，並嚴格執行；
2、專人管理（由負責內勤的管理員擔任），專室專櫃，編目造冊，存放有序並且尊重業主隱私，保守秘密；
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%；
4、逐步實現智慧型化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。
物業公司檔案管理制度 篇6
物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的，儘管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展後，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環節
1、設立檔案室，採取系統化、科學化、現代化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則，根據實際資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發，擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集後的所有信息資料，統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
範圍分類資料內容
房產公司提供資料產權資料立項檔案、工期批覆檔案、規劃會審檔案、規劃用地許可證、土地證、擴初會審檔案、建設規劃許可證
技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料
管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協定、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯繫進行科學地分類與保存。
2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯，分櫃保存，運用計算機等先進的管理手段，儘可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便於查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定：出室必須由管理處主任同意，經登記後方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，並追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外檔案，嚴防檔案的流失。
4、檔案的管理環境做到'三防'，即防火、防潮、防變質。