第十三條 防止拖延
文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發生延遲或停頓現象，應立即交文書檔案部門處理。
第十四條 重要文書的保管
機要或絕密文書以及其他重要檔案，必須存放在帶鎖的檔案檔案櫃中，予以嚴格保管。
檔案櫃的存放，必須選擇在發生意外時，能夠安全、迅速轉移出去，放在容易發現的醒目位置。
（四）文書的製作
第十五條 用紙的規格
制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上採用規格。
第十六條 字句
文書應以簡單明了的文體記述，採用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。
第十七條 文體
全部文書一律採用書面文體。
第十八條 複印
絕密文書未經主管認可不得擅自製作或複印副本，在特別有必要的情況下，必須註明包括正本在內共複印多少份，送往何部門等等。
第十九條 署名
在文書傳送與轉交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。
1．代表公司名義締結的契約書、往來公文、公司公告及向政府機構提交的報告，全部署名“董事會代表”。
2．對外廣告及宣傳，採用公司名稱。
3．除此之外的文書，署上相關業務部門名稱，以及部門經理的職務與姓名。
不重要的文書，只需署上經辦人姓名。