2 適用範圍
本標準適用於公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批覆、通知、信函、簡報、會議紀錄、計畫和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，並接受市主管機關業務指導。
4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要檔案保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。
5 管理活動、程式及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的範圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司檔案。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集範圍，收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，並由交接雙方在目錄上籤字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，並由各部門主管領導審核、簽字後方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1檔案的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列；涉密檔案按涉密級別分類，單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發現檔案破損要及時修復或複製。
5.4.文書檔案的統計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、註銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，並及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批准後方可將檔案借出。
5.5.2複製檔案資料時，需經公司辦公室主任批准，方可複製翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發範圍和用途，並由文書檔案室進行複印。
5.6.文書檔案的鑑定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑑定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，並將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑑定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批准銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上註銷，編制銷毀清單，審查批准後對檔案進行銷毀，並由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀後，監銷人員在銷毀清單上籤名蓋章，同時標註檔案註銷的日期，保證不丟失，不漏銷。