1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關於文秘檔案管理方面的規章制度。
2.3.2協助行政管理部長對各職能部門檔案資料歸檔管理的指導監督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的範圍、內容
3.1計畫性檔案資料
包括公司戰略規劃、經營計畫、各職能部門的工作規劃、計畫。
3.2批示性檔案材料
包括公司各類標準、指標，如計畫指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規性檔案
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等檔案;公司內部制定的各類規章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性檔案
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、台帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、契約書、協定書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像製品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
4.檔案資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的檔案資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱後由專人回收並即刻銷毀，只財務部立卷留存。
4.1.3業務要貨計畫、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
4.1.4各類外來檔案、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部檔案原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，並及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務單位的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字後各執一份。
4.3.3歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附屬檔案必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後還要填寫備考表，註明保管期限。