為使酒店的採購工作走上制度化、規範化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本採購管理制度:
一、 採購管理部門
酒店設立專職採購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的採購工作.
二、 採購部工作基本要求
1. 所有採購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批准同意
2. 所有採購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有採購物品的品質須保持一慣穩定
4. 採購部工作人員須對自己採購物品的價格和品質負責
5. 採購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息並整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、契約等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品價格信息採購部每天須錄入至採購部價格信息庫.
7. 採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購
8. 採購部禁止採購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜
10. 採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日後的採購工作提供便利.
三、 採購審批程式
1.申購單審批程式：
使用部門經理(倉庫主管) 資產會計複查 董事同意 採購部詢價 財務總監 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回採購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在XX元以下的由採購部現金自購的物品,採購部須事先貨比三家,並在申購單上註明詢價結果和選定的供應商,經董事會最後批准後方可採購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在XX元以上的物品採購審批程式:
採購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 採購部與供貨商共同草擬契約或採購協定
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執行契約或協定
(評定小組由採購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品採購審批程式
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至採購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程式執行.
各月結供應商選定辦法：採購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,採購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。採購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 採購監督
採購成本的控制由財務部、採購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店採購成本的控制與監督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、採購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度採用1+2+n原則，所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的後備力量，也使酒店在採購極其特殊物資時無購買死角。