照片檔案的保管工作與其他載體檔案相同，也是以維護檔案的完整與安全，延長檔案壽命為基本任務。但是，照片檔案的保管條件比其他載體檔案的要求相比要高。因此，應嚴格按照國家標準來保存照片檔案，建立獨立的照片檔案庫。庫房要安裝防光窗簾，防止太陽光中的紫外線對照片的破壞。庫房和櫥具應嚴密防塵，採用機械通風時應加防塵罩，因為灰塵不但會污染照片，而且更容易使底片損壞。庫房內應安裝空調、除濕機、加濕器，使溫、濕度達到要求。保存底片的適宜溫度為13℃～15℃，相對濕度為35%～45%；保存照片的適宜溫度為14℃～24℃，相對濕度為40%～60%。庫房內晝夜溫度變化不應大於±3℃，濕度變化不能大於±5%。另外，對照片檔案應定期進行檢查，發現照片出現褪色、圖像不清等現象時，應儘快採取複製等措施。