復的內容進行分類合併，讓其各歸其主(即劃歸到各小標題下)、各表其意，使紀要提綱契領、簡明扼要。二是修改。口頭語言與書面語言的最大差別在於前者表達靈活隨意而直白，後者必須嚴謹規範、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。比如，對“估價”、“探討”之類的話，就要注意“過”;對一般性、常規性的話，就要注意“漏”;對討論性、建議永生的話，就要注意“撿”;對總結類、歸納類的話，則要注意“敲”，使其更為嚴謹。
在語言的修改方面，應儘量去除“口語”，代之以規範性的書面語言;在內容的取捨上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實”的部分，增強可操作性;在秩序安排上，則要注意“要次分明，以主為先”，也就是重要的內容一定要安排在前面，以示突出重點。三是補刪。會議紀要的補刪工作既很重要，也很經常，同時必須堅持原則。從“補”這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要予以補上去，也可以說是一種“補充回憶”;延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產生誤解的問題，整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。從“刪”的方面來講，除了注意刪除前後重複的內容和與議定主題關係不大的內容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大範圍知曉的內容，也可以說是刪去那些多餘的話和不可操作性的內容。
六、用好規範語言。
會議紀要十分講究表述層次，先寫什麼，後寫什麼要非常明確，語言要十分規範，要少用修飾詞，不講含糊不清、模稜兩可的話。要站在會議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規範語言有“會議聽取了”、“會議認為”、“會議指出”、“會議要求”、“會議強調”、“會議議定”等。此外，
由於會議紀要屬於法定公文範疇，所以整理成文後還涉及到會審、簽發、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區別在於一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時使用統一規定的版式，不能以“紅頭檔案”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。