隨著信息技術迅猛發展，計算機被廣泛套用到各個領域，包括工程設計領域。這樣以來，工程設計過程中形成的大量電子檔案也就成為電子檔案管理的重要對象。電子檔案的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運營的重要環節。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關單位維持正常是極為重要的。鑒於此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。
一、電子檔案歸檔前的準備工作分析
充分做好電子檔案歸檔前的各項準備工作是實現高效電子檔案管理的重要前提。電子檔案的非直讀性特徵決定了相關工作人員應該首先制定健全的電子檔案歸檔驗收制度，並做好制度的宣傳工作，進而為電子檔案的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad檔案的歸檔為例，歸檔人員首先要按規定填寫電子檔案歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程式和詳盡的規章制度保證了歸檔的準確性。但是，由於部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程式需要花費大量時間，這將會與工作時效產生矛盾。所以，可以採用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子檔案歸檔的效率。
由於一個工程可能形成成千上萬個電子檔案，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會造成反覆歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會導致檔案歸檔混亂，輸出的產品為次品，造成工程質量事故和嚴重的經濟損失。因此，做好電子檔案歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣套用，為後續的電子檔案歸檔工作奠定良好基礎。
二、電子檔案歸檔過程中應注意的問題分析
在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子檔案梳理整齊。眾所周知，在工程設計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設計、委託書、計算書到技術說明書等形成了不同種類不同格式的電子檔案，有ecel表格、world檔案、掃描形成的tif檔案等等。並且，這些檔案大都在工程設計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子檔案有條理地歸檔，檔案蓋章生效要以電子檔案歸檔通知單為依據，從而提高這些電子檔案的歸檔率。
對於cad電子檔案的歸檔可以採用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔後期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對於製作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。
對於plt格式的檔案，恰巧與dwg格式的檔案優缺點相反。plt格式的檔案在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是檔案內容保持不變，不隨閱讀、輸出平台的改變而改變。
對於pdf格式的檔案，其一般為唯讀模式，不能實現對設計的任何修改。實質上就是在計算機上閱讀紙質檔案的電子版，有一定的保護智慧財產權的作用。
三、電子檔案歸檔後的檢查驗收工作分析
電子檔案是形成紙質檔案的源頭，而對歸檔電子檔案的檢驗是產品設計的最後一個重要的環節。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結構、邏輯結構的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括檔案是否存在垃圾、字元大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子檔案對設備及其標準有較強的依賴性，加之數據類型、檔案格式的多樣化，檔案很可能在經過製作、保存、載體轉換等信息處理之後，在歸檔檢查時出現問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區別；電子圖正常，但是歸檔後部分文字發生串位、變形，甚至出現亂碼。