公司既可製作單獨的會議決議，也可在會議記錄中記載會議決議的事項。前者是以“股東會決議”命名的決議，簡稱為“會議決議”。後者系以會議記錄方式記載的會議決議，我國公司法稱其為“會議記錄”。會議記錄和會議決議皆為股東會會議檔案，卻有重大差別：
1、檔案的製作不同。公司召開股東會會議的，必須製作會議記錄，卻未必製作會議決議。在股東會會議召開期間，股東既可提出質詢，也可發表意見，會議記錄應如實記載會議主要過程和內容。然而，在股東會會議上，某項議案未必獲得有效表決權票數的支持，未必能形成肯定性決議。為了證明確已召開股東會會議，公司必須製作會議記錄，卻未必形成會議決議。針對公司是否召開股東會會議發生爭議的，應當主要根據會議記錄及其記載事項加以認定，不應太關注是否作成會議決議。
2、檔案的記載不同。會議決議簡要記載會議通過的決議事項，即滿足了會議決議的最低要求。會議記錄是股東會會議召開過程的記錄，應全面反映主持人核對到會股東情況、宣布會議召開、說明會議召集情況、說明提案或議案情況、股東發表質詢、相關人員說明情況、股東投票、檢票人員檢票、宣布會議通過的決議事項、主持人宣布閉會等情況。會議記錄既反映了會議全過程，也反映了會議決議的內容。當兩者在記載內容上發生衝突時，應主要根據會議記錄的內容確定會議決議的含義。
3、檔案的效力不同。會議決議反映了公司最終意思，會議決議無論是否送達給相對人，只要未經股東會會議再度審議而改變，決議事項就是不可更改的。股東會會議形成的會議決議，已為到會股東和董事所知，即使尚未送達相對人，也可能具備部分實質拘束力。會議記錄反映了股東會會議的全過程，卻未必形成會議決議，未必表達公司的最終意思。因此，會議記錄主要是證明公司已召開股東會會議的事實。其中記載的決議事項，與單獨製作的會議決議具有同樣效力。
4、檔案的監管不同。公司登記機關在會議決議和會議記錄的監管上，提出了不同監管要求。在通常情況下，唯有重要的會議決議，才必需辦理備案或公告，會議記錄以及不重要的會議決議無需備案或公告。我國《公司登記管理條例》全文7次使用了“公司決議”、“股東會決議”或“董事會決議”等術語，卻隻字未提會議記錄，這種監管偏好強化了會議決議的地位，忽視了會議記錄的作用。相應地，多數公司不關注無需登記或備案的會議決議，更不重視會議記錄的作用。
筆者認為，正確製作的會議記錄，是股東會會議形成中的重要法律檔案，它記錄了股東會會議的全過程，全面準確地反映股東會會議的實際狀況，有助於揭示到會股東的真實意思，有助於解釋會議決議的準確含義，應當給予高度重視。
(三)會議決議與會議資料
董事會在發出會議召集通知之時以及在會議召開期間，應否向股東提供與會議議案有關的資料?該等資料是否構成會議記錄的組成部分?有的公司認為這些資料是公司的商業秘密，有的公司更以保護商業秘密為由，拒絕向股東提交該等資料，或充其量只是提供簡要的情況說明。
必須指出，商業秘密和股東權利保護之間向來存在衝突。與股東會審議事項有關的多數資料，當然帶有商業秘密的性質，公司或董事會過度公開這些資料，難免使得商業秘密擴散至外部競爭者，這不僅制約了公司發展，也有損於股東利益。但是，保護商業秘密不能成為董事會拒絕提供資料的絕對理由。筆者認為，這些資料既是商業秘密，也是股東做出妥當判斷和投票的重要前提。如果股東無法得到與議案有關的資料，股東投票就完全是在了解真相情況下做出的，股東投票未必反映股東的真實意思。