六、要結構精巧
匯報材料一般包括工作情況、取得的成績、存在的問題、今後的構想等內容，但整個材料如何布局、怎樣安排，先寫什麼、後說什麼，要精心斟酌，不一定都按上述四部分內容一順排列下來。
乾什麼事都要圍繞著幹這件事情的目的來進行。匯報工作的目的是什麼?就是把情況匯報清楚，把成績匯報充分，給領導留下一個好印象。安排材料的結構一定要有利於達到這個目的，不要只圖省事，千篇一律。比如，在諸多匯報主體中，如果你的工作成績是最突出、最顯眼的，就可以採取倒插筆的結構，先寫成績，然後再寫取得成績的措施，這樣讓領導一聽先高興起來、興奮起來，然後再往下匯報就會怎么匯報怎么順當。再如，寫工作情況時，要把最吸引人、最突出、最有特色的內容放到最前邊，讓領導一聽先被“抓住”，再往下匯報也就順當了。如果一開頭先把領導說煩了，那往下匯報得再好，在效果上也會打折扣。所以，安排匯報材料的結構，一定要在立足於工作實際的基礎上，研究領導的心理，適應領導的心理，抓住領導的心理。這對取得好的匯報效果是很重要的。
七、要語言明快
寫匯報材料要充分考慮有聲語言的特點。一是敘述語言要簡明。切忌冗長口羅唆，千萬不能把有用的東西淹沒在廢話之中。二是要多用短句。這樣既便於說，又便於聽，而且乾脆有力，節奏感強。如果句式過長，無論匯報的人還是聽匯報的人，都會感到費勁。三是要流暢和諧，上口順耳，不能氣結語澀。四是要通俗易懂，不要用生僻的語言。