表述準確，包括表達方式正確，適合公文特點；表達效果不走樣，準確、規範。結構嚴謹，包括各部分內容劃分合理，布局安排恰當，條理清楚，注重內在聯繫的外部形式，使全篇首尾相應、渾然一體。
（一）直述不曲，表述準確
一般文章的表達方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經常使用的表達方式是敘述和說明，也有少量的議論。至於描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個別事務公文中使用，如調查報告，或在講話稿中使用，也是極為少量。
1．公文常用的表達方式
敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經歷情況和事物發展過程的表達方式。
通常認為，敘述有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果（即新聞的“五個w一個h”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多採用複數的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細述”。按結構形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發生的時間先後或事件本身的發展過程來敘述；後者按事物的空間位置來敘述。按時間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補敘，這實際上是把常用的縱敘法按時間順序進行的再細分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時發生的事，先敘述一件再敘述另一件，如##同志的《湖南農民運動考察報告》。
敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當，起伏有變。
說明 說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在套用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環境和背景材料時往往用說明方式。
常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。
說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實。
議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點、辨明是非，藉以說服人的表達方式。公文中較少使用；使用時也要少而精。
論點、論據、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點，證明這一論點的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對比法、類比法等。
這裡還要說明一點，個別文種根據表達需要，採用描寫方式時，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結合在一起，或乾脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當一個成分，顯得只敘不描，文字簡練。調查報告等文種中有時採用這種方法。
2．直述不曲，表述準確
撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什麼說什麼，不用比喻、借代、轉類、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對公文寫作提出了更高的要求。