公文的基本處理程式
1.公文辦理程式:公文辦理分為收文和發文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結、立卷、歸檔、銷毀等程式。公文處理工作人員,應以高度負責的精神,努力提高公文處理工作的效率和質量。公文處理必須做到準確、及時、安全。公文處理的各個環節,應力求當日事當日畢。一般應在十五天內辦理完畢,並答覆報文單位。因問題複雜,十五天內難以辦結的,應向報文單位說明情況。緊急檔案隨到隨辦。有時限要求的檔案,必須在時限內辦完。具體有以下幾個環節:
①簽收、登記:首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度,加強對公文運轉的管理,保證收到的公檔案件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處(室)負責簽收、拆封,並按規定編號、登記。送領導同志的信件,除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封,按其內容和性質,分別處理。對需納入收文辦理的,應編號、登記,按規定程式處理。收文登記一般應登記以下內容:收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數、承辦單位或分送範圍。
②分辦、擬辦:凡需辦理的公文,由文書處理部門根據檔案內容和緊急程式,及時提出注批、注辦意見,呈送機關領導人批示或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢;一般公文應在文到之日起三日內交到承辦部門或送至有關領導人。除特殊情況外,領導同志不受理和審批未經文書處理部門登記、注批的公文。
③催辦:各級國家行政機關文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的公文,
無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批示的,都應及時催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重
要公文重點催辦,一般公文定期催辦。催辦一般採用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門
拖不辦經多次催辦無回音的,可以上門催辦;對上門催辦也解決不了的,可經分管領導批准後
督辦部門辦理。
④辦結;公文承辦人員對已處理的檔案,要定期進行清理檢查,根據有關規定和情況,確定是否
辦畢結案。確定檔案辦結應力求準確,不應把正在辦理的檔案劃入辦結檔案一類,也不宜把已
結案的檔案長時間放在正在辦理類檔案中。已辦結的檔案,在正式立卷前,由承辦人按一定方
法暫存一段時間。承辦人員應對暫存檔案作適當整理,要注意檔案形成的先後次序和有機聯
,保持材料的完整、齊全,並剔除重份。暫存檔案的管理,以便於查找利用和便於立卷、歸檔為原則,一般可採用分類依號排列法,也可由承辦處(室)自行確定符號這一原則的其他方法。
⑤立卷、歸檔:公文辦結後,應按《中華人民共和國檔案法》及有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一併立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主,根據公文形成的特徵、相互聯繫和保存價值進行分類、整理、立卷,完整地反映本機關的主要工作情況,以便於查找和利用。聯合辦理的公文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存複製件。作為正式檔案使用的公文複製件,應加蓋複製機關的證明章,並視同正式檔案管理。整理完備的案卷,應按有關規定,定期向檔案部門移交,個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。
2.公文發文程式:發文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程式。