（十五）抄送機關
抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。
（十六）印發機關和時間
印發機關，為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。在這裡需要強調的是什麼呢？就是公文的成文時間和印刷時間不一定一致。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規範，同時還將新增一些格式構成要素。
四、行文規則
行文應當確有必要，注重效用。行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。
同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。
部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。比如：酒泉市人事局關於印發2012年人事編制工作要點的通知，在下發市直各部門、各縣市區人事局的同時，就抄送兩辦、省人事廳。
“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。比如說：申請人才大廈建設經費的請示，如果需要可抄送市政府辦，但不能抄送縣市人事局。
除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報請“請示”、“意見”和“報告”。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。
草擬公文正文必須符合以下要求：
（一）符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，並需另紙加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
（三）人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。這種錯誤在公文寫作中是常出現的。很多人也不注意。
（四）公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前後一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組（一心一意）、慣用語（一是）、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。