⑤成文時間。
是以領導人簽發日期為準。經會議批准的檔案,以會議通過的日期為準,電報以
發出日期為準,幾個機關聯合發文的,按最後一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元
紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是檔案生效和查閱的重要依據,要求準確、完備、具體,不能忽視。
⑥印章。
印章是發文機關表示對公文負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯合上報的非規章性檔案,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文,聯合發文機關都應加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會議通過的"決定",日期可注於標題之下,印章可蓋在正文末尾發文機關處。
⑦附屬檔案。
公文如有附屬檔案,附屬檔案名稱注在正文之後,檔案落款之前,如有兩個以上附屬檔案應註明附屬檔案的順序。附屬檔案與主件訂在一起傳送,如不能訂在一起,應在附屬檔案首頁左上角註明主件的發文字號和附屬檔案的順序號。
⑧抄送機關。
即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面:抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不要同時抄送下級或同級機關;向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關;向下轉發上級機關的檔案,不要再抄報上級機關。
3.文尾部分包括主題詞、傳送欄、印發機關與印發日期、共印份數等項。
①主題詞:標於文尾部分傳送欄之上。上報的檔案從受文機關制發的主題詞表中選詞標註,其
它檔案可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞不少於2個不超過7個。標註主題詞應準確,規範。
②傳送欄:位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關,一般
按黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。傳送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。正文中已標明主送機關的,傳送欄只標明抄送機關。
③印發機關與印發日期欄位於傳送欄之下,左端標註公文印發機關名稱,右端標註印發日期。
翻印檔案,此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。
④檔案印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側,標註有"(共印唱唱撤)"。
主題詞、傳送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用16開型(長260毫米,寬184毫米),左側裝訂。"布告"、"公告"、"通告"用紙大小,視實際需要確定。