詢價函的一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。
標題 函的標題是全要素標題，即包括發文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。
正文 函的正文是檔案的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然後提出希望、請求或要求。最後明確提出“以上意見可否，請函復”，“敬請函復”，“特此函告”等。“事項”部分基本是敘述和說明的寫法，是什麼就寫什麼，應簡單扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項複雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的檔案名稱稱、發文字號、主要內容。如“貴廠×字×號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然後寫答覆的主要事項，所答覆的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。復函的結尾一般可寫上“此復”“特此函復”等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答覆：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什麼原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。
落款與日期 函的正文寫完之後，最後要有簽署和日期，並要加蓋公章。
例子
xxxxxxxxx電站重建
變壓器採購詢價函
致供應商：xxxxx
根據杭州市青山水庫除險加固工程電站重建需要，擬採購主變和廠用變壓器，特向貴單位發詢價函，望貴單位給予復函。
一、規格型號、技術
要求及數量：
主變壓器，型號scb10-1600/10，數量2台；廠用變壓器，型號sc10-125/10，數量1台。主變壓器及廠用變壓器技術參數和性能要求見附屬檔案。
二、報價時間及地址：
請貴單位就以上設備在XX年9月21日 下午4：00 之前向我處傳真報價。本報價一經我處認可，即為簽訂契約的最終依據。
三、供應商復函須知：
1、報價函應由貴單位加蓋公章。復函報價應包含：輔助設計、技術協調會、變壓器製造、備品備件、運輸、協助安裝和調試、檢驗、技術培訓及售後服務、稅金等費用。
2、供應商在報價函中應就以下條款給予說明：
（1）供貨時間：XX年12月20日前，供貨地點：xxxx（xxxx）；
（2）提供設備的規格表（包括設備、備品備件等的規格性能、產地、技術參數、主要功能說明等內容）；
（3）供貨設備質量滿足設計和國家及相關行業標準；
（4）提供設備的明細報價及匯總報價；
（5）交貨期及相關售後質量及服務承諾。
3、對本變壓器提出合理化建議或意見。
4、採購契約由成交單位與我處簽訂。詢價函、報價函及其澄清檔案均為採購契約的組成部分。
5、對上述條款應作出回響，非回響性報價均作無用報價處理。
四、結算方式：
簽訂契約出具履約保函後支付契約價的30%作為預付款，設備到貨後支付契約總價的50%作為進度款，安裝調試完畢驗收合格後支付契約總價的15%，剩餘5%作為質量保證金，質保期一年。