一看公文事由。根據事由選定文種，是最基本的常識，最常用的方法。想讓上級解決什麼問題，就應寫。“請示”；向上級匯報某個階段、某個方面的工作，就應寫“報告”；答覆下級的請示，就應寫“批覆”，等等。
二看公文出台環節。黨政機關公務繁多，為使各項工作迅速而卓有成效地開展起來，領導機關必須下發“紅頭檔案”。每份檔案以哪個文種出台，取決於主要領導採取什麼決策形式。例如，××縣委開展“黨員聯戶帶創”活動，成效顯著，經驗很好，××市委準備推廣。下發這樣的檔案，公文起草人員就應根據領導採取的領導方法和決策形式來確定文種。若領導想急於推廠，立刻發文，可以用“決定”；若領導工作慎重，召開市委全會或常委會討論，可以用“決議”；若領導授意組織部門拿出意見，或先行試點。待點上取得經驗後，再全面推廣，可以用“通知”轉發組織部門的意見或試點經驗。
三看受文對象。我國是禮儀之幫，在公文使用上特別注意文種，以表示對上級或同級的尊重。若文種使用不當，不僅有失禮儀，還可能影響關係。例如，××市將於今年下半年召開黨代會，到時就應根據與會人員的不同身份和地位，採用不同的通知方法。對代表和列席人員可以直接發。通知”。對特邀人員以及中央、省屬駐××市機構則應發。“函”，若請上級領導出席或派人出席日則套用“請示”。三個文種都起通知作用，如果使用文種得體，對方就會滿意；否則，就會引起反感。
四看反映事物的時間。公文是一種載體，它的使用，必然會涉及某項事物、事件、工作。由於反映的時間有先有後，使用文種應當有別，才能使行文收到良好效果。例如，1998年，××市遭受了特大洪澇滅害，災害發生後。××市委或××市政府授意民政部門立即寫出“報告”。向上級反映災情；當抗災需要上級給予物力、財力支援時，就寫“請示”；當抗災結束時，就再次寫“報告”，上報抗災活動情況及成效。通過一系列的公文活動，把受災和抗災的有關情況如實反映到上級機關，收到了較好的效果。
把好語言關
具體來說，主要有四點：
一要準確。公文的題目必須能表達全文的主要態容，文內大小標題、字字句句都要準確無誤。
二要莊重。從字詞的選擇到句式及修辭的考慮，都要根據公文的嚴肅性、權威性來確定，以體現公文莊重得體。要堅持一種慣用格式，約定俗成，不得違反。
三要簡明。公文用語必須句穩詞妥，樸實平正，簡潔精練，鮮明生動，清楚明了。選字用詞要反覆推敲錘鍊，能用一個字講清的決不用兩個字，做到多一個字不可、少一個字不行，恰到好處。
四要規範。公文內引用的人名、地名、時間、數字、引文等必須符合規範。
把好時限關
公文具有較強的時限性，這是與文學作品不同的顯著標誌。一部好的文學作品，可以使用幾年、十幾年，甚至上百年，而公文的時限性很強，要求很急。例如，需召開會議傳達貫徹上級某項重大工作部署，就必須及時發出會議“通知”，大會“報告”和有關檔案，必須於會前完成，簡報必須在會期發出；貫徹政策中遇到的難題必須及時“請示”；發生重大事件要及時“報告”，等等，如果超過時限，錯過機會，就會誤事，甚至影響整個工作部署。可見，時限性是把好部門代擬公文稿質量關的一道難關。