近期，通過業務講座、通過電子郵件，筆者常常被在實際工作第一線的同行反覆諮詢一些問題。這些問題道理不深，在基層檔案和檔案工作中卻很有普遍性，值得問，也值得答。以下便是其中兩例。
【案例一】
某單位就某問題向上級機關寫了一份請示，結果收到上級機關一份複印件。從該複印件上可見，這是上級機關對於該請示機關的原件批回，即在原請示文尾空白處僅批有“同意”字樣，沒有任何簽名，在上面加蓋了上級機關印章後，將請示原件複印，原件留在上級機關存檔，複印件代替批覆發回原請示機關執行。在實際工作中，這樣的行文很常見。
問題：這樣的複印件是否具有正式公文的法定效力？
【評析】
這樣的複印件不具備正式公文的法定效力。有的單位規定“在加蓋原擬文單位正式公章後的公文複印件可以作為正式公文使用。”這樣的規定語義含混，與《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）的規定有一定距離。在《辦法》第四十八條規定“公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋複印機關證明章。”這一簡單的解釋在面對文書處理實際工作的複雜情況時需要明確以下幾點：
首先，本案中的上級機關對下級機關請示採用了原件批回方式來處理。這種辦文可行嗎？為了簡化程式，提高效率，上級機關對下級請示原件批回是文書處理工作中歷來就有的一種簡易行文方法，是可行的。問題在於本案中的上級機關將原件批回檔案的複印件下發給請示機關執行，複印件作為正式批文使用卻缺乏必要的認證和相應的標誌，顯然會使辦文初衷大打折扣。
其次，本案中的複印檔案上已經批有“同意”字樣，而且加蓋了上級機關印章，是否就可以作為正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下級機關收到原件批回的請示僅為複印件，具有批示和印章原始痕跡的原件並未真正“原件批回”。從公文稿本角度看，複印件僅僅屬於副本，一般不具備公文正本的法定效用。作為副本的複印件要同公文正本一樣具有法定效力，需要經過認證。在實際工作中，目前通用的認證方式有兩種：
一是通過對原件進行技術性處理並註明翻印機關，對直接翻印下發的公文副本進行認證。即在不違反公文發放範圍規定的前提下，通過簡單的技術性處理，保留原文眉首和主體部分的原狀，取掉文尾落款處原發文機關的印章標誌，在版記部分的印發說明欄註明“xx機關xx部門xxxx年x月x日翻印”，發放範圍欄中註明翻印檔案發放範圍。經此認證，翻印機關對翻印檔案的文字內容的準確性負責，翻印檔案在法定的發文範圍內可作為正式公文執行。由於在允許的範圍內直接將檔案翻印下發可以代替層層照抄照轉的轉發性檔案，眼下不少地方、部門的公文處理工作細則中都將此行文方式明文規定為精簡檔案的措施之一。
二是通過在檔案上加蓋複印機關證明章，對要作為正式公文執行的一般複印檔案進行認證。即在複印件上由有權機關加蓋“複印件與正式檔案內容相符合”等字樣的專用印章，如工商行政管理部門在契約上加蓋“契約鑑證章”，檔案部門履行開具檔案證明的法定職責時在檔案檔案複印件上加蓋“檔案證明章”都屬於此類認證。由於更多的機關單位並沒有這樣專門的證明章，還可採用另外的方式認證。如複印機關可以在複印檔案上加蓋本機關印章以為鑑證。本案中將請示原件批回的上級機關，就應該將有關領導批有“同意”，並簽上姓名和年月日的請示原件進行複印，再在原件和複印件上的批語處分別蓋上機關印章，前者存檔，後者下發原請示機關執行。注意：一是應該先複印，後蓋章；二是由於此時所蓋的機關印章屬於鑑證章，不能蓋在該複印檔案落款處（落款處已蓋有原制發機關印章），只能蓋在其頁面的空白處；為了不損壞檔案原貌，有的機關規定原件批回檔案統一在文頭批示域中，加批語，蓋印章，又醒目，又規範。三是需要明確的是，鑑證章不是生效章，其下面必須註明需要證實的某一具體狀況，並由責任人簽名（姓名、時間），方能使所蓋印章發揮鑑證作用。而本案下級機關收到的請示的原件批回件，先蓋章後複印，鑑證章下僅有“同意”一詞，沒有領導人簽名和日期，其法定效力何以證實！？