堅持公文立卷的完整原則，是保證公文信息內容和形式原始性、真實性的前提條件，是日後歸檔公文保管工作、利用工作有效展開的必備基礎。
三、保管原則
保管原則，即對不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分別立卷。
保管期限是由公文的保存價值決定的，按不同的保存價值劃定公文的保管期限，根據不同的保管期限合理的有區別的保管公文，便於高效、經濟地分配人力、財力、物力和時間，降低保管成本。同時在遇到火災、水災等突發事件時，可以有重點地保護和搶救具有重要價值的永久保存類公文，有利於將災害帶來的損失降低到最小。立卷時，應將保管期限相同的公文組合在一起，不同保管期限的公文分開立卷。
隨著科技的發展，公文製成材料的種類越來越豐富多彩，除傳統的紙張外，產生了大量的膠片、磁帶、磁碟、光碟等載體的公文材料，這些製成材料的公文，較之於傳統的紙質公文，有更加嚴格的保管條件，如錄音錄像公文只適合在溫度為15～25℃，相對濕度為40％～60％左右，遠離磁場，可避免光線直射的環境中保管；照片公文要求的適宜溫度是13～15℃，相對濕度為40％～60％，電子公文和光碟公文也都有其相應的要求。立卷時，應考慮公文的製成材料，提供恰當適宜的條件，使之得到良好的保管。
堅持保管原則，就是要針對不同種類、不同類型的公文，靈活的採取不同的保管方法，提供適宜的保管條件，以確保公文的可讀性、可據性，盡力延長檔案公文的壽命。
四、利用原則
利用原則，即歸檔公文的分類組合應便於及時、準確地提供利用服務。
利用原則是公文立卷的中心原則、立卷歸檔工作歸根結底就是為了利用，沒有利用的需要，也就沒有立卷的必要。所以，在整個立卷的分類、組合工作中應始終貫之“便於利用”的原則。利用原則是公文立卷的最終目的和檢驗案卷質量的重要標準。
在堅持分類組合工作中特別要注意以下問題的處理：秘密公文與非秘密公文分開立卷，秘密公文具有嚴格的閱讀範圍，均有不同程度的安全要求，如果不分密級立卷，在提供非秘密公文利用時，容易造成失泄密，給國家和機關帶來重大的損失；裝訂成冊的案卷卷內公文數量的適宜程度也直接影響利用，卷內公文太多，不便裝訂、翻閱和複印，數量太少，又會增加卷皮比重和填寫卷皮時間，又不便案卷排架；“文（公文）電（電報）合一”立卷，可以保證立卷公文的系統性，公文和電報均是機關在工作活動中形成的反映其工作活動的文字記錄，理應統一立卷歸檔，若分開保管，往往會打破有關同一問題的文電之間的聯繫，給查考利用帶來許多不便。