《國家行政機關公文處理辦法》（XX年1月1日施行）、《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）就“發文字號”的用法、格式、標準都作出了明確的規定。但是，“發文字號”在實際套用中仍然存在多少不規範的現象和問題，概括起來，主要有以下八個方面。
一、搭配虛字。如：“×政字〔XX〕第2號”、“×發字〔XX〕第35號”，這裡的“字”“第”均是沒有什麼實際意義的多餘字，應刪去。規範化的用法是：“皖政〔XX〕2號”（即安徽某某人民政府XX年度發的第2號檔案）、“皖發〔XX〕35號”（即中共安徽某某委XX年度發的第35號檔案）。
二、要素顛倒。《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條第四款已明確規定：“發文字號應當包括機關代字、年份、序號”，實質上等於指定了“機關代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別地方和單位在使用“發文字號”時，並沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“(76)榕銀農字第85號”，這一“發文字號”，不僅年號不全、“字”“第”多餘、“括弧”用錯，而且年份前移，是錯誤的。規範化的用法應是“榕銀農〔1976〕85號”。
三、年號不全。如“×政發〔97〕8號”、“×政秘〔86〕6號”，這裡的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。雖然，在廿、廿一世紀裡，“〔97〕”、“〔86〕”可理解為1997年、1986年，如若事過幾個世紀或時間更長一些，為什麼不可把“〔97〕”理解為公元97年、997年、1697年、2097年呢？年號不全會給將來查找利用檔案檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應該寫全稱〔1997〕〔1986《國家行政機關公文格式》明確：“年份應標全稱”。
四、錯用括弧。如“×政辦（XX）8號”、“×政辦〈XX〉8號”，這裡的年份所用的括弧“（）”、“〈〉”均是錯誤的。規範的用法應是六角括弧“〔〕”，如“×政辦〔XX〕8號”。
五、亂設虛位。發文字號中的“發文序號”常常出現虛位，如“×政秘〔XX〕008號”，這裡的“008號”應改為“8號”。《國家行政機關公文格式》(gb/t9704—1999)已明確規定：“序號不編虛位（即1不編為001）”。
六、擺放有誤。常見錯誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當，不是過高、就是過低。就發文字號的擺放問題，《國家行政機關公文格式》附屬檔案的《條文釋義》中講的非常明確和具體：發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，發文字號與紅色反線（即檔案版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，而發文字號應標在第3行，不要緊貼紅色反線）。發文字號一般應居中排列。其實，發文字號的擺放有三種不同類型：①有發文機關名稱加“檔案”二字組成發文機關標識的（俗稱大文頭）下行文，發文字號一般標註在發文機關標識之下、紅色反線上方，居中擺放4mm處（如上規定）；②上行文（上報的公文）需標識簽發人姓名時，發文字號移到左邊，左空1字（上下擺放位置，如上規定在紅色反線上方4mm處），簽發人姓名居右安排，右空1字；③“只用發文機關名稱作發文機關標識的公文，發文字號一般標註在橫線（紅色反線）之下，公文標題之上的右側”（見XX年1月1日起施行的《安徽某某行政機關公文處理實施細則》第三章公文格式第十一條第四款）。