四是要把語言寫精。撰寫慰問信一定要力求文字簡練，結構嚴謹，節奏明快。如在致企業家的慰問信中，“剛剛過去的一年，你們在改革開放的滾滾洪流中，乘風破浪，奮勇向前，取得了令人矚目的業績，企業越做越大，產品越做越精，效益越來越好。特別是你們情系××這塊熱土，或投資××，艱苦創業，實現了‘雙贏’；或推介××，牽線搭橋，引來了項目；或融入××，出謀劃策，提出了寶貴建議；或看好××，有意向來我縣投資興業。你們在××的發展壯大中，也推動了××縣域經濟的發展。當前，××各項事業發展較快，城鄉面貌煥然一新，人民
慰問信是比較常用的一種特殊書信，通常用於節日的慰問，主要對在經濟社會發展中做出突出貢獻或犧牲的有關集體和人員進行問候、鼓勵，或對處於困境中的有關集體、人員表示安慰和同情，以充分體現組織、集體、社會的溫暖及關愛。寫好一篇慰問信，不僅要掌握它的基本結構，也要熟練運用一些寫作技巧，具體要把握好以下四個要點。
一是要把層次寫清。慰問信通常由標題、稱謂、正文、結尾、落款五部分構成。標題通常可由文種名稱單獨組成，或由慰問對象和文種名稱組成、或由慰問雙方和文種名稱共同組成，如《慰問信》、《致縣委辦全體家屬的慰問信》、《中共××縣委、××縣人民政府致企業家的慰問信》。慰問信的稱謂要頂格寫上受文者的名稱或姓名、稱呼，如“企業家朋友們：”。慰問信的正文一般由發文原因、慰問緣由、提出希望或要求等部分構成。發文原因要開宗明義，如“金豬辭歲，玉鼠鬧春。值此新春佳節來臨之際，縣委、縣政府謹向你們致以親切的問候和衷心的祝福！”慰問緣由要對受文者表示肯定、鼓勵或安慰，如“這些成績的取得，得益於各級黨委、政府的正確領導，得益於全縣百萬人民的共同奮鬥，更得益於××籍在外工作人員的鼎力相助。××的發展浸透了你們的心血和汗水，××的進步凝聚了你們的勤勉和智慧，縣委、縣政府衷心感謝你們，全縣父老鄉親永遠不會忘記你們！”。最後要提出希望或要求，如“新的一年裡，縣委、縣政府將進一步最佳化發展環境，我們願意做大家的‘服務員’，讓各位企業家在××進得來、留得住、富得了。在新的一年裡，我們衷心希望各位企業家多關心××，多宣傳××，多投資××，多為××的發展獻計出力。我們堅信，有你們的參與，××的事業一定會繁榮昌盛，××的明天一定會更加美好！”慰問信的結尾通常表示祝福，如“最後衷心祝願各位企業家生意興隆，財源廣進，新年愉快，幸福安康！”落款要署上發文單位或個人的名稱，並在署名右下方署上成文日期，如“中共××縣委辦公室 XX年2月”。
二是要把內容寫實。慰問信的篇幅往往都不太長，行文高度概括，如把握不當，容易寫得空泛模糊，讓人讀後不得要領。對此，一定要虛功實做，把受文對象的主要特點寫得清晰明確，切忌貪多求全、主次不分。如在寫作致政協委員的慰問信中，明確肯定“是大家高舉團結、民主大旗，認真履行職能，做出了卓有成就的工作；是大家圍繞中心、服務大局、獻計出力，提出了切實可行的建議；是大家溝通關係、聯絡感情、對外宣傳，樹立了××的良好形象，為促進我縣全面建設小康社會、構建和諧做出了卓越的貢獻。”這裡，雖然沒有使用數字、事例來佐證，但力求用精練的筆墨，突出了受文對象認真履行政治協商、民主監督和參政議政等職能的主要特點，讓人一樣覺得實在可信。