（十）制定會議須知。會議須知的內容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。
（十一）負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點並通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況並實施組織的重要一環。對於應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢後，應匯總情況，向會議領導報告。
（十二）會議秘書工作機構的設定和工作人員的調配。日常工作性會議、小型會議，一般由常設會議秘書部門或固定的專職、兼職會議秘書工作人員負責會議工作。規模較大且又較重要的會議，組織精幹有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若干工作小組如秘書組、檔案組、業務選舉組、簡報組、宣傳報導組、翻譯組、總務組、警衛組、交通組等。明確分工，各負其責，保證會議順利進行。