商務信函規範化寫作要求

7、精確

當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。

8、針對性

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“dear sirs” or “dear sir or madam”。