1.秘書準備工作。
(1)準備好經雙方商定的中外文文本;
(2)商定簽字時間、地點、雙方主簽人等;
(3)通知出席簽字儀式的中外雙方代表及新聞記者;
(4)委託賓館準備簽字用的大廳並準備有關布置;
(5)檢查簽字大廳的布置，如中外文文本、簽字筆等文具、橫幅內容、鮮花盆景、話筒和擴音設備、合影用台階等。
2.簽字儀式的參考程式(參見附圖)。
第一，司儀宣布：簽字儀式正式開始;
第二，請中外雙方有關方面負責人到主席台上分兩邊站立;
第三，由中方代表致詞並簡要介紹簽約背景;
第四，請xxx先生宣讀中文協定書文本，請xxx先生代表外方宣讀外文協定書文本;
第五，請雙方主簽人就坐，請雙方代表在協定書上籤字;
第六，交換文本;
第七，請服務員上香檳酒，請大家共同舉杯慶賀;
第八，中外雙方合影留念;
第九，司儀宣布簽字儀式結束。