高級秘書的七大過人之處

談起高級秘書比一般秘書高在哪裡,康柏(中國)投資有限公司大中國區執行秘書常郁青有著不少的感觸。她給出了高級秘書的七大“高”人之處。

第一高:綜合素質要求更高

每天下來挺忙碌的,但想起來可能都是一些平凡的小事。當老闆和政府官員有一些重大會議和活動之前通常很繁忙。平時還會起草一些財務或者人事方面的報告,幫助老闆做一些決定。高級秘書是工作在老闆身邊最近的人,老闆出差不方便看郵件時,他們要處理一些檔案,有些需要馬上替他去批覆。所以和一般秘書相比,高級秘書除了能夠講一口流利的英語,熟練的使用計算機和擬寫各種檔案等硬體之外,它更應該具備良好的溝通、組織、協調、一定的決策能力以及解決問題的能力。

第二高:責權更重

高級秘書和助理的界限很難劃分,助理給予老闆業務方面的建議會更多,而高級秘書與一般的秘書有不同之處在於:高級秘書與領導層的溝通和聯絡會更多。向老闆匯報工作的一些管理層人員以及部門秘書都會通過我找到老闆,我承擔著他們之間溝通的責任。

責任大,犯錯誤的機會也多,一旦犯了就不會是小錯誤。當我發現別的部門秘書有一些錯誤時,我有責任和權利去指出,避免錯誤的發生,而指出的時候要注意方式,這是我做高級秘書後感覺最深的一點。

第三高:薪水更高

在it行業里,與其他部門的管理人員來說,高級秘書的薪水可能不是很高,但與普通秘書相比,高級秘書的薪水還是相當可觀的。至於到底月薪多少,常秘書不願意透露,但是據她自己在同行業的了解,她說高級秘書普遍月薪不會低於8000元。

第四高:說服能力要更強

我不是那種讓人一看就感覺很強的人,這也許是我的一個優勢,就是有親和力。而做到這個職位,一味地笑是遠遠不夠的,有自己的想法很重要。

老闆也是可以被說服的,只是這需要一個過程。普通秘書根本和老闆說不上話,因而也就不具備去說服老闆的基本條件;而高級秘書的地位比較的特殊,老闆交給我的任務,在我覺得應該建議或者提示他的地方,就會指出來。其實這點是很不容易做到,主要是要講究方式,大多數的時候我會採取一種委婉的語氣,建議他“這樣是不是會更好”,這樣讓他有一個從考慮到最後接納的過程。不論如何,在工作中老闆和我畢竟是上下屬的關係。相關閱讀:獨立、親和、真實,受用無限

第五高:發展願望更高

做到高級秘書這個地位在年齡是有一個底線的,應該在27歲左右,因為這需要一個經驗的累積,不可能剛一畢業的學生就會做到這樣一個職位。而接下來的情況就與國內外的文化差異有關。在國外有很多高層的秘書都是媽媽級的,就像一個長輩一樣把所有的事情搞定;而在國內的環境下,這種情況是很少見的,在大部分人心中做秘書還是年輕的好一些,秘書們心中也會認為30多歲有經驗也年輕的秘書會比40多歲的更有競爭力。在國內做了5年、XX年或者更長時間的高級秘書,大多會考慮這種來自社會的壓力,希望換一個行業,通常會選擇從事行政、人力資源以及某地場方面的工作。

正規的公司都有個人的發展計畫,我特別喜歡做人力資源的工作,在來康柏之前就有這種想法,我在和老闆溝通時會把這種想法告訴他。高級秘書或者通過老闆實現願望,或者被獵頭獵到其他公司去做其他行業。相對來說,後一種機會會比較小。更多的秘書會選擇一種穩妥的方式,先在公司的內部協調一個位置,然後熟悉一段時間,在公司有一個穩定的發展或者是再被獵頭公司挖到其他的地方,絕大多數人應該是這種狀態。