3。編寫會議簡報：要求能幫助領導掌握會議全局和主要信息，力求簡明扼要，以便及時指導工作，使會議健康發展。
4。把握會議進程：
第一，要根據會議日程安排，做好有關會議的各項準備，對於大會發言，要提早落實發言人，並安排發言人到會。
第二，要及時了解會議的進程，辦會人員應協助領導及時調度，做好會議的組織工作，防止前後脫節以及秩序混亂。
第三，要準備好特殊情況的應急措施。在會議進行中，可能會發生臨時的變動，辦會人員特別是秘書人員要隨即妥善處理，始終要有人在場服務。
第四，要做好會議的安全保衛工作，防止發生意外，保障會議的順利進行。
三、會後工作
1。認真編寫會議紀要：根據會議的需要，編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實。
2。及時整理有關會議檔案：會議期間所有檔案材料要及時進行整理，該歸檔的要歸檔，該銷毀的要銷毀，不該讓與會代表帶走的絕不能帶走，做到會內會外有別。
3。妥善安排與會人員離會：要做好與會人員的返程車票、機票的訂購和與會人員住宿場地的清退，以及做好與會人員離會的送行工作。
4。落實會後的新聞報導工作：會議中形成的有關決議和方針，一旦形成文字之後，即可通過傳播媒介進行廣泛宣傳，以推動會議精神的貫徹落實。