一、接受任務
一批或一次任務通常都是通過傳真、電話、領導批示或口頭安排等形式下達。
二、制定接待方案
根據客人目的、活動時間和領導要求等由接待人同會同相關業務部門擬訂接待方案，然後報相關同志審閱。接待方案一般由以下部分組成：活動時間、活動地點、活動內容、出席領導、參加人員、活動承辦人和接待人員等7個部分。
在制定接待方案的同時，要預先聯繫預留接待任務需要的客房、餐廳、會議室等，以保證方案制定後可以得到落實。
三、方案送審
將制定好的接待草案報送相關領導審閱，修改定稿。
四、安排落實任務
接待方案確定後，及時將方案報送有關領導和部門並與相關賓館聯繫確認接待任務需要的房間、會議室、就餐地點、會標、房內鮮花水果配備等。將任務落到實處
五、製作日程卡
重要接待任務，要在接待方案的基礎上，製作列印接待任務日程卡。
六、迎接
一般應根據來賓身份、職務、目的等綜合考慮由相應領導、部門領導或職務相宜人員迎接。接待工作人員應準確了解來賓所乘交通工具的車次、路線及抵達時間。做好迎接安排。
七、安排會議室或會見
根據參加人員多少或會議形式安排適當的會議室，並準備席卡、話筒、鮮花、資料夾等。會議室一般不安排水果，除礦泉水外也不安排其它飲料。
八、宴請安排
一批客人原則上只安排一次宴請。陪員應儘量減少。宴請時根據需要安排列印席卡。
九、參觀考察
工作考察參觀由對口業務處室、部門具體負責安排。接待人員具體負責做好相關銜接工作，並重點安排旅遊景點的參觀活動。
十、送行
客人離開，應根據需要恰當安排送行。送別地點可以視情靈活作出安排。既可以到車站、機場送行，又可送至某、某地（某）交界處，也可以在客人下榻的賓館送別。
十一、資料歸檔
一批任務結束後，應根據任務的等級及重要程度及時做好資料收集整理、核實歸檔工作，便於以後工作中查閱。