1．批覆依據
批覆依據主要涉及兩個方面：一是對方的請示，二是與請求事項有關的方針政策和上級規定 。
對方的請示是批覆最主要的論據，要完整引用請示的標題並加括弧註明其請示的發文字號，例如：“你省《關於變更西寧市行政區域範圍的請示》(青政〔1999〕49號)收悉。”
上級有關的檔案和規定是答覆請示的政策和理論依據。可表述為：“根據××關於××的規定，現作如下答覆。”必要時，可標引檔案名稱、檔案編號和條款序號。如果下級請示的事項在上級檔案和規定中找不到依據，這樣的文字便不需出現了。
2．批覆事項
針對下級機關請示所發出的指示，做出的批准決定，以及補充的有關內容，都屬於批覆事項。如果內容複雜，可分條表述，但必須堅持一文一批的原則，不得將若干請示合在一起用列條的方式分別給以答覆。
3．執行要求
對下級執行批覆的要求可寫在結尾處，文字要簡約。如《國務院關於同意陝西省撤銷榆林地區設立地級榆林市的批覆》的結尾：“榆林市的各級機構均應按照‘精簡、效能’的原則設定，所需人員編制和經費由你省自行解決。”如果只是批准事項，無需提出要求，此段可免 。
批覆撰寫要注意及時、明確、莊重周嚴、言簡意賅。
【 范 文 一 】
國務院關於長沙市城市總體規劃的批覆
國函〔1993〕1號
湖南省人民政府：
你省《關於報請審批長沙市城市總體規劃(1990——XX年)的請示》(湘政〔1991〕23號 )收悉。國務院同意修訂後的長沙市總體規劃，現就有關問題批覆如下：
一、長沙市是湖南省的省會，國家歷史文化名城。今後的建設和發展要根據城市性質，強化城市政治、經濟、文化、科技中心的綜合功能。長沙、湘潭、株洲三市在地域上相鄰，建設中既要發揮城市群體的優勢，又要考慮各自的特點，對區域性的生產力布局和基礎設施建設統籌安排，並在規劃的實施中加強直轄市，避免重複建設和城市發展連綿成片。
二、到XX年長沙市城市人口控制在160萬人左右。長沙市近年人口增長較快，要加強對人口增長的管理，特別是控制市區人口的機械增長，要健全管理辦法，實行歸口管理，杜絕多頭審批，並要注意城市地區人口合理分布。
同意總體規劃確定的城市規劃區966平方公里的範圍，要劃定具體區界，切實加強實施管理。按照合理用地、節約用地的原則，把城市建設用地嚴格控制在人均100平方米以內。
三、長沙市中心市區、馬坡嶺、望城坡、撈霞、坪塘等若干地區形成的組團式規劃布局及功能劃分是合理的。近期要重點開發北部撈霞地區，有控制地發展東西兩翼組團。要嚴格保護組團間的隔離綠帶，不得任意侵占。各類開發區要按照城市總體規划進行選址和布局，並實行統一的規划行政管理。要通過土地使用制度的改革，對城市用地進行調整和布局最佳化，促進房地產業的健康發展。