一,函的涵義和用途
函,適用於不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項.
函的使用範圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中的"輕武器".具體來說,函的用途主要包括四個方面:
1.平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯繫,往來.
2.向無隸屬關係的業務主管部門請求批准有關事項.
3.業務主管部門答覆審批無上下級隸屬關係的機關請求批准的事項.
4.機關單位對個人的事務聯繫,如復民眾來信等.
二,函的特點
1.使用廣泛性.函的使用不受級別高低,單位大小的限制,收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯繫.上至國務院,下至基層組織,企事業單位,社會團體都廣泛地使用函.
2.行文多向性.函可以上行,下行,但大多數函作平行文.
3.用語謙敬性.不論什麼類型的函,用語皆得注重謙恭有禮,尊重對方,力求得到對方更多的理解和支持.函是最注重使用文言辭彙的公文.函是公文中最富有文學性的文種.
三,函的類型
1.商洽函.即不相隸屬機關之間商洽工作,聯繫有關事宜的函.如人員商調,聯繫參觀學習等.
2.詢答函.即不相隸屬機關之間相互詢問和答覆有關具體問題的函.詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答覆函".有些不明確的問題向有關機關和部門詢問,用詢問函.對機關和部門所詢問的問題做出解釋答覆,用答覆函.詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作.
3.批請函.即用於不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的函.批請函實際上又可以分為"請批函"和"審批函".請批函用於向不相隸屬的主管部門請求審批事項,而審批函則用於主管部門答覆不相隸屬機關單位的請批事項.
4.告知函.即告知不相隸屬機關有關事項的函.
以上是按內容和用途對函所作的分類.若按照文面格式分類,函可以分為公函和便函.若按照行文去向分類,函又可以分為去函和復函.
四,函的結構和寫法
(一)標題
函的標題一般由發文機關,事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成.
(二)正文
1.開頭.寫行文的緣由,背景和依據.
一般來說,去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神,或簡要敘述本地區,本單位的實際需要,疑惑和困難.
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號,有的復函還簡述來函的主題,這與批覆的寫法基本相同.繼而,有的復函以"現將有關問題復函如下"一類文種承啟語引出主體事項,即答覆意見.
2.主體.寫需要商洽,詢問,答覆,聯繫,請求批准或答覆審批及告知的事項.
函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段.如果事項比較複雜,則分條列項書寫.
⒊結語.不同類型的函結語有別.如果行文只是告知對方事項而不必對方回復,則結語常用"特此函告","特此函達".若是要求對方復函的,則用"盼復","望函復","請即復函"等語.請批函多以"請批准","請大力協助為盼","望能同意","望準予××是荷"等習慣用語收束.復函的結語常用"特此復函","特此回復","此復"等慣用語.也有的函不寫結語.
五,注意問題
1.注意批請函與請示的區別,向有隸屬關係的上級機關請求指示,批准事項用請示,而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項,則用請批函.主管機關答覆請求審批事項,用審批函.