一、標題：制發機關＋事由＋通知。
二、正文：
㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批准，現將×××，具體規定通知如下。
㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。
三、結尾：三種寫法：
㈠意盡言止，不單寫結束語。
㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。
㈢再次明確主題的段落描寫。
報告格式：（建議報告）
關於××××××的報告
院領導：
根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。
以上意見如無不妥，請批轉各部門執行。
北京積水潭醫院××處
××××年×月×日
例文(建議報告)
關於開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告
xx：
脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。
為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標，國家決定開展強化免疫活動。現將有關情況報告如下：
一、自我國開展計畫免疫工作以來，脊髓灰質炎疫苗接種率提高，發病率顯著下降，取得了可喜的戰績。
二、在冬季，脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。
以上意見如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。
衛生部
一九九三年十月二日
報告格式：（情況報告）
關於××××××的報告
根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××
針對××××××，提出以下建議：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
北京積水潭醫院××處
××××年×月×日
例文(情況報告)
關於中央移民建鎮資金審計情況的報告
(審計署一九九九年十月二十二日)
根據《xx辦公廳轉發國家計委災後重建整治江湖興修水利現場辦公會會議紀要的通知》(國辦發[1999]2號)的有關要求，我署組織省審計機關進行了審計調查。現將主要情況報告如下：
去冬今春，國家計委下達4省移民建鎮安置計畫23.3萬戶，中央財政預算內專項資金34.9億元，並於3月底前下撥到省。審計及調查結果表明，中央採取的移民建鎮措施，使飽受洪澇災害之苦的廣大移民發自內心地感謝黨和政府的關懷，對改善、密切黨群關係及維護社會穩定起到了有效的促進作用，同時也活躍了這些地區的市場，對經濟成長起到了一定的拉動作用。但是，審計也發現了一些問題，需要引起足夠重視。
一、多數地方未按每戶1.5萬元撥補資金到戶(略)
二、一些地方統建房造價高，入住率低(略)
三、地方各級部門滯留占壓、擠占挪用資金等問題比較普遍(略)
四、拆舊完成情況不好(略)
針對這次審計查出的問題，提出以下建議：
一、對中央移民建鎮資金用於基礎設施建設的比例，國家計委應會同有關部門做出限制性規定，防止各行其是，隨意擴大。